ইমেলটি বেশিরভাগ অফিসে যোগাযোগের প্রাথমিক রূপ বিবেচনা করে, আমরা সবসময় আমাদের লিখিত শব্দগুলিকে আমাদের মতো যথাযথভাবে বেছে নেই। বিশেষত যখন আমরা দ্রুত কোনও প্যাকড ইনবক্সের মধ্যে দিয়ে যাওয়ার চেষ্টা করি বা আমাদের ফোনে মিটিংয়ের মধ্যে থাকা বার্তাগুলির উত্তর দিই, তখন তা বুঝতে না পেরে বিরক্তিকর, ঘৃণিত হওয়া বা সহজ সরল অভদ্র হওয়া সহজ। মাত্র কয়েকটি শব্দ টাইপ করা (বা বাদ দেওয়া) দিয়ে একটি দ্রুত ইমেল বন্ধুত্বপূর্ণ বার্তা থেকে পুরো দুর্যোগে যেতে পারে।
ঠিক আছে, এটি ইমেলের হস্তক্ষেপের সময় এসেছে। আমরা অজ্ঞান হয়ে বেশ কয়েকটি কর্মক্ষেত্রের ভুলত্রুটি। এবং ভবিষ্যতে এড়াতে কিছু দ্রুত-স্থির কৌশলগুলি এখানে দিচ্ছি।
1।
আপনি কি কেবল কোনও বিষয় সহ কোনও ইমেল বার্তা পেয়েছেন? আপনি ফোনে দেখেছেন - সুযোগ পেলে আমাকে ফোন করুন বা আপনার মাসের শেষের প্রতিবেদনটি কোথায়? হ্যাঁ - এবং আপনি সম্ভবত এটি খুঁজে পাওয়া, বিরক্তিকর, বা উভয়ই পেয়েছেন। মনে রাখবেন, আপনি কোনও সহযোগী বা পরিচালক, ইমেলিং এবং পাঠ্যদান একই জিনিস নয় - এবং সেগুলি কখনই হবে না। এবং পাঠ্যের মতো লিখিত বিষয় সহ একটি ইমেল সর্বদা একই বার্তা প্রেরণ করবে: আপনি আমার সময়ের জন্য উপযুক্ত নন।
কুইক ফিক্স: আমাদের সকলের অফিসে পাগল দিন রয়েছে, যখন কোনও উপন্যাস না লিখে আপনার কোনও সহকর্মীর সাথে সরাসরি স্পর্শ করতে বা সরাসরি প্রতিবেদন করা দরকার। তাই না। আপনার বার্তায় একটি দ্রুত বা দু'টি দিয়ে মিলন বা মাস-শেষের মতো এক বা দ্বি-শব্দের বিষয় ব্যবহার করুন:
এই পদ্ধতির আপনার সময় 15 সেকেন্ডের অতিরিক্ত এবং সর্বদা মূল্যবান হবে।
2।
আপনার যদি কোনও গুরুত্বপূর্ণ প্রকল্প বা প্রতিবেদন ইমেলের মাধ্যমে আলোচনা করা হয়, সমস্ত ক্যাপিটালে সম্পূর্ণ শব্দ বানান ( আজকের শেষের দিকে আমি আপনার সাইন-অফের প্রয়োজন ) এবং হাইলাইটিং, বোল্ডিং বা সম্পূর্ণ বাক্যরেখার বাক্যটি কথা বলার সময় আসতে পারে আপনার সহকর্মীদের কাছে
আমি একবার এমন একজনের সাথে কাজ করেছি যিনি আমাকে তাঁর বার্তাগুলির জন্য লাল এবং সমস্ত ক্যাপগুলিতে নিডস অনুমোদনের সাথে ইমেল পাঠিয়েছেন বা হলুদে হাইলাইট করা পুরো অনুচ্ছেদ সহ। তিনি তথ্যবহুল হতে এবং গুরুত্বপূর্ণ বিশদটি কল করার চেষ্টা করছিলেন। তবে তার উপায়টি অত্যধিক ক্ষতিকারক হিসাবে উপস্থিত হয়েছিল।
কুইক ফিক্স: আপনার তৈরি গুরুত্বপূর্ণ প্রকল্পগুলি বা পয়েন্টগুলি কল করতে সাহসী বা ইতালিযুক্ত শিরোনাম বা বুলেট পয়েন্টগুলি ব্যবহার করুন entire এবং পুরো অনুচ্ছেদে নয়, কয়েকটি শব্দে ফরম্যাটিংটি রাখুন। যদি আপনি উদ্বিগ্ন থাকেন যে আপনার পাঠক কোনও ইমেলের মাধ্যমে স্ক্যান করতে পারে এবং জরুরী আইটেমগুলি মিস করতে পারে, তা নিশ্চিত করুন যে আপনি কোনও তথ্যবহুল ইমেল বিষয় ব্যবহার করছেন, যেমন দিনের শেষের দিকে অনুমোদনের কারণে প্রকল্পগুলি। শেষ অবধি, আপনার ইমেলগুলি দ্রুত এবং সংক্ষিপ্ত রাখার বিষয়টি নিশ্চিত করুন, এটি প্রাপককে প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য পেয়ে যাওয়ার সম্ভাবনা তৈরি করে।
3।
আপনি যখন কোনও সহকর্মীকে সাহায্যকারী ইঙ্গিত বা কোনও পূর্ববর্তী বার্তায় উপেক্ষা করা কোনও বিশদ সহ ফিরে ইমেল করছেন তখন "সমস্ত উত্তর দিন" টিপুন বন্ধুত্বপূর্ণ ইনপুট বা পরামর্শকে ঘনীভূত বা প্রতিযোগিতামূলক হিসাবে দেখাতে পারে, বিশেষত যখন ব্যক্তির পরিচালকের সিসি করা হয়। (কোনও সংস্থাকে সংশোধন করে ইমেলের কাছে অনুলিপি করা মূলত একই বিষয় যা তার বস সেখানে দাঁড়িয়ে থাকাকালীন সময়ে তার গঠনমূলক সমালোচনা করা - একেবারেই প্রশংসা করা হয়নি।)
কুইক ফিক্স: প্রেরকের জন্য আপনার কাছে যদি কোনও পরামর্শ থাকে তবে তাকে সরাসরি ইমেল করুন, আদর্শভাবে অন্য কোনও থ্রেডে যাতে দুর্ঘটনাক্রমে "সমস্ত জবাব দিন" মারার ঝুঁকি না থাকে ”আরও ভাল, ফোনটি তুলে নিন! একটি দ্রুত ফোন কল কারও আপত্তিজনক ঝুঁকি ছাড়াই clear বিশদটি পরিষ্কার করতে সহজ করে তোলে।
4।
আমি জানি, যখন আপনি সময়ের জন্য ছুটে যান এবং আপনার ইনবক্সের মাধ্যমে শক্তি প্রয়োগ করেন , তখন ধন্যবাদ, আপনার নাম লিখতে একটি অপ্রয়োজনীয় পদক্ষেপের মতো মনে হতে পারে, বিশেষত যখন আপনার ইমেল স্বাক্ষর থাকে। ঠিক আছে, যাই হোক না কেন। আপনার নাম ছাড়াই একটি ইমেল শেষ করা বিদায় না বলে কথোপকথন থেকে দূরে সরে আসার সমতুল্য। এটি আপনাকে তাড়াহুড়ো এবং opালু দেখতে দেয় এবং এটি অভদ্র।
কুইক ফিক্স: আপনার ব্র্যান্ডযুক্ত স্বাক্ষরে ধন্যবাদ এবং আপনার নাম যুক্ত করুন এবং আপনি যখন প্রেরণটি চাপবেন তখন এটি আপনার ইমেলটিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্থাপন করতে সেট আপ করুন। বন্ধুত্বপূর্ণ, পেশাদার উপায়ে সাইন ইন করা প্রতিবারই করা হবে you আপনার কোনও কাজ না করে।
5।
ইমেল প্রেরণ আপনি চাইবেন না যে আপনার পরিচালকটি ইমেলটি প্রেরণ করা হলে আপনাকে একটি পেশাদার দন্ডে রাখতে পারেন। এবং হ্যাঁ, এটি না বলেই যাওয়া উচিত, তবে এটি এখনও সর্বদা ঘটে। আমার এক বন্ধু একজন মহিলার সাথে কাজ করেছিল যিনি তার সম্পর্কে ইমেল চেইনে অভিযোগ করেছিলেন এবং কী অনুমান করেন? সেই ইমেলটি শেষ পর্যন্ত তার ইনবক্সে শেষ হয়েছিল।
এছাড়াও মনে রাখবেন যে সংস্থার ইমেলটি সংস্থার সম্পত্তি এবং ন্যায্য খেলা হিসাবে বিবেচিত হয় যদি মানব সম্পদ সিদ্ধান্ত নেয় যে তাদের আপনার অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেসের প্রয়োজন need সহকর্মীর কাছে প্রার্থীর পরামর্শ, আপনার সহকর্মীদের সম্পর্কে অভিযোগগুলি, বা আপনার সাপ্তাহিক পরিকল্পনার বিশদগুলি কখনই আপনার আউটবক্স ছেড়ে যাওয়া উচিত নয়।
কুইক ফিক্স: গ্রাহক পেশাদার হোন এবং আপনার বসকে যে ইমেল প্রেরণ করা হয় তাতে আপনার বসকে সিসি করা হয়। গল্পের শেষে.
