সংক্ষিপ্ত ইমেলগুলি কীভাবে লোকেরা পড়তে পারে - যাদুঘর

যখন এটি ইমেল আসে, আমি বেশ শব্দযুক্ত হয়ে থাকে।

আমি খুব সরাসরি বা ঠাণ্ডা হয়ে আসার তীব্র ভয় নিয়ে বেঁচে আছি, এবং এই অতিরিক্ত শব্দ, চমত্কারতা এবং (বিব্রতকরভাবে) উদ্দীপনা পয়েন্টগুলির সম্পর্কে কিছু আছে যা আমাকে একটু উষ্ণ এবং বন্ধুবান্ধব বলে মনে করে।

তবে, এখানে জিনিসটি: আমি শেষ পর্যন্ত আমার নিজের সময় নষ্ট করছি - সেই সাথে আমার বার্তাটি পড়ার সময়ের সাথে।

আপনার বক্তব্যটি পেতে কেউ ফ্লাফের মাধ্যমে তাদের মূল্যবান মানসিক শক্তি লোড করতে ব্যয় করতে চায় না। সুতরাং, আমার মতো ছোট্ট কথাবার্তা এবং ফুলের ভাষার জন্য যদি আপনার হৃদয়ে নরম জায়গা থাকে তবে আপনি কীভাবে আপনার নিজের বার্তাগুলিকে সত্যই গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিতে ছড়িয়ে দিতে পারবেন?

এখানে চারটি কার্যকর কার্যকর টিপস যা আমাকে সাহায্য করেছে:

1. ফিলার শব্দ এবং বাক্যাংশ কাটা

আপনার ইমেলগুলিতে ফিলার বাক্যাংশ ছিটানোর সম্ভাবনা বেশি।

বিশ্বাস করবেন না? কোনও সহকর্মীর কাছে একটি ইমেল টাইপ করুন এবং আপনি "আমার মনে হয়" এই শব্দটি কতবার অন্তর্ভুক্ত করেছেন তা দেখুন that এটি আপনার ভাষাকে নরম করতে সহায়তা করলেও এটি সম্পূর্ণ অপ্রয়োজনীয়। ধারণা করা হচ্ছে আপনি যে বার্তাটি লিখেছেন সেহেতু এটিই আপনার মনে হয়।

"ন্যায়বিচার" এর মতো শব্দের জন্য একই নিয়ম সত্য। তবে, বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই এটি পুরোপুরি কাটা যেতে পারে।

যখন লুকানো হতে পারে এমন অন্য কোনও ছড়িয়ে ছিটিয়ে থাকা ফিল্টার করার কথা আসে, তখন আমার প্রাক্তন সাংবাদিকতা প্রশিক্ষকের আরও একটি টিপ রয়েছে যা এখনও আমার সাথে লেগে থাকে: আপনি কমা কমেছেন সেদিকে দেখুন। অনেক সময়, তারা এমন কোনও যোগ্যতা অনুসরণ করে যা আপনি মুছতে পারেন। আপনি জানেন, "বলা বাহুল্য, " "তবে, " "সত্যই, " বা এমনকী "আপনি জানেন" এর মতো জিনিসগুলিও আমি এই বাক্যটি শুরু করতে শুরু করেছিলাম।

বুলেট পয়েন্ট ব্যবহার করুন

প্রয়োজনীয় প্রসঙ্গ সহ এক জিনিস। তবে, বিশেষত ইমেলগুলিতে ওভারবোর্ডে যেতে এবং আপনার বার্তাটি সমস্ত প্রকার অপ্রাসঙ্গিক বিবরণ দিয়ে পূর্ণ করার জন্য প্ররোচিত করে।

এই কারণেই বুলেট পয়েন্টগুলি ব্যবহার করা এতটা সহায়ক হতে পারে - এগুলি আপনাকে আপনার লেখার সাথে আরও সংক্ষিপ্ত এবং সরাসরি হতে বাধ্য করে। নিজেকে অনুধাবন করুন যে কোনও অনুচ্ছেদ রয়েছে যা আরও ভালভাবে সংক্ষিপ্ত তালিকায় পরিণত হবে।

আপনি যদি নিজের পুরো ইমেলটি বুলেট পয়েন্টের আপাতদৃষ্টিতে অন্তহীন রোস্টার হিসাবে না চান তবে কিছু বড় অংশকে ভাঙা আপনার নোটকে আরও সংক্ষিপ্ত করে তুলতে সহায়তা করতে পারে (এবং আরও সুসংহত)।

৩. প্রাসঙ্গিক নথিতে লোকজনকে উল্লেখ করুন

প্রতিবার এবং পরে, আপনি আপনার ইমেলটি ক্রম করার জন্য মরিয়া হয়ে চেষ্টা করছেন এমন তথ্য ইতিমধ্যে অন্য কোথাও রেকর্ড করা হয়েছে that's তা কোনও নথিতে, উপস্থাপনায়, কোনও ওয়েবসাইটে বা অন্য কোনও কিছুতে।

চাকাটি পুনর্বিবেচনার আপনার কোনও প্রয়োজন নেই। সুতরাং, আপনি যদি এমন একটি অতিরিক্ত সংস্থান খনন করতে পারেন যা ইতিমধ্যে জানা থাকা সমস্ত তথ্য ভাগ করে নিয়েছে তবে সংক্ষিপ্ত করার চেষ্টা করার পরিবর্তে আপনার প্রাপককে সেই দিকে উল্লেখ করুন।

৪. ছোট কথা বাদ দিন

আপনি যদি আমার মতো কিছু হন তবে আপনি এই পরামর্শটির দিকে একবার নজর রেখে ভেবেছিলেন আপনি কি আমার সাথে মজা করছেন? এই মনোরোগগুলি এড়িয়ে যাওয়া আমাকে অবশ্যই অফিসের দৈত্যে পরিণত করবে!

আপনি যেখানেই আসছেন আমি পেয়েছি a আমার প্রতিটি বার্তা একটি বন্ধুত্বপূর্ণ প্রশ্নের সাথে প্রিফ্যাক্স করা মনে হচ্ছে করণীয় জিনিস। তবে, প্রায়শই না করা, এটি যাইহোক পুরোপুরি উত্তরহীন হয়ে যায়। এটি সম্পূর্ণ অপ্রয়োজনীয় অংশ যা বেশিরভাগ লোকেরা ঠিক চকচকে করে।

দ্রুত এবং মনোরম রাখার জন্য নির্দ্বিধায় "আমি আশা করি আপনি ভাল করছেন!" তবে এর বাইরে যে কোনও কিছুতে ব্যাকস্পেস বোতামটি চাপানো সম্ভবত সেরা।

অ্যাকশন ইন ট্রিকস

এই টিপসটি আসলে কাজ করে তার প্রমাণ চান? নীচের উদাহরণগুলিতে একবার দেখে নিন যে দ্বিতীয় ইমেলটি প্রথমটির মতো খুব কম শব্দ সহ কীভাবে একই পয়েন্ট পায়।

• এই ত্রৈমাসিকের বিক্রয় সংখ্যা কমছে। আমরা কীভাবে এমন উপায়ে উপস্থাপন করতে পারি যা খুব নেতিবাচক নয়?
• আমরা অর্ডারটি উল্টিয়ে দিলে উপস্থাপনাটি আরও শক্তিশালী হতে পারে। আপনি কি মনে করেন?

প্রথম ইমেলটি 198 শব্দ is দ্বিতীয়? এটি সংক্ষিপ্ত এবং প্রবাহিত 93৩ টি শব্দের অর্থ - প্রথম বার্তাটি দ্বিতীয়টির দৈর্ঘ্যের দ্বিগুণেরও বেশি ছিল।

আগে থেকেই সাবধান থাকুন যে কিছু বার্তা অন্যের চেয়ে এই কৌশলগুলি প্রয়োগ করা আরও সহজ হবে। এবং, আপনি সম্ভবত অর্ধেক লিখে প্রতিটি একক টুকরো করতে সক্ষম হবেন না।

তবে এটি আপনাকে নিরুৎসাহিত করবেন না। পরিবর্তে, মনে রাখবেন যে আপনার লিখিত যোগাযোগের ক্ষেত্রে আরও দক্ষ এবং কার্যকর হওয়ার চেষ্টা করার নিখুঁত কাজটিই সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। যতক্ষণ না আপনি সচেতনভাবে সচেতন হতে চলেছেন এমন কোনও কিছু না হওয়া পর্যন্ত আপনার ইমেলগুলি উন্নতি অবধি নিশ্চিত করবে।