ব্যাচ চেকিং বার্তাগুলি থেকে ঘণ্টা এবং হুইসেল যুক্ত করতে ইমেলটি আমাদের জীবন কেড়ে নেয় - আমরা আমাদের ইনবক্সটি অনুকূল করতে চেষ্টা করতে যত সময় ব্যয় করি না। গত মাসের আমার পরিসংখ্যানের দিকে তাকিয়ে, আমি 10, 000 টিরও বেশি ইমেল পেয়েছি এবং প্রক্রিয়া করেছি (তাই!) তাই এই সমস্ত অনলাইন চিঠিপত্র পরিচালনা করার সঠিক উপায় অনুসন্ধান করা আমার প্রতিদিনের বোধগম্যতার জন্য গুরুত্বপূর্ণ।
দেখা যাচ্ছে, ইমেল পরিচালনা করার "সঠিক উপায়" আপনার নিজস্ব স্টাইলের উপর অনেক বেশি নির্ভর করে। আমি কয়েকটি সর্বাধিক জনপ্রিয় এবং সফল কৌশলকে ব্যর্থ করেছি যাতে আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন কোনটি আপনার পক্ষে সেরা:
1. লাইফো: লাস্ট ইন ফার্স্ট আউট
এই কৌশলটি পুরাতন স্টাফকে নিজের সাথে মোকাবেলা করার বিষয়ে ভবিষ্যদ্বাণী করা হয়েছে। ইমেল টপ-ডাউনের মাধ্যমে পড়তে, লোকেরা তাদের ইনবক্সের সাথে যে व्यवहार করে তা সর্বাধিক সাধারণ উপায় (ওরফে, সাম্প্রতিকতম প্রাপ্ত ইমেলটি দিয়ে শুরু করা)।
এটি অত্যন্ত সুবিধাজনক এবং স্বজ্ঞাত, তবে এই কৌশলটির দুটি প্রাথমিক ঝুঁকি রয়েছে। প্রথম ঝুঁকিটি হ'ল আপনি সম্ভবত বেমানান সাড়া জাগাতে পারেন। যে দিনগুলিতে আপনার ইমেল ব্যয় করতে প্রচুর সময় থাকে, আপনি যোগাযোগগুলিকে বিদ্যুৎ-সাগরের জবাব দিন। যেদিন আপনি ব্যস্ত এবং সভাগুলিতে, আপনার বার্তাগুলি স্তুপ করা হবে এবং নতুন ইমেলের নিচে চাপা দেওয়া হবে।
দ্বিতীয় ঝুঁকি হ'ল আপনি ভাল সুযোগগুলি হাতছাড়া করতে পারেন কারণ আপনি সময়মতো অনুসরণ করেননি। আপনি যদি এই কৌশলটি ব্যবহার করতে চান তবে এই ঝুঁকিগুলি হ্রাস করতে চান তবে আমি সপ্তাহে একবার বা এক ঘন্টা দু'বার ব্লক করার পরামর্শ দিচ্ছি যার সময় আপনি বিপরীত কালানুক্রমিক পদ্ধতির দিকে চলে যান (সুবিধাজনকভাবে নীচে বর্ণিত)) এইভাবে, আপনি গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে যে পুরানো কিছু মুছে ফেলবেন।
2. বিপরীত কালানুক্রমিক
লিফোর বিপরীতে, একটি বিপরীত কালানুক্রমিক পদ্ধতির গ্রহণ করা মানে প্রথমে প্রাচীনতম ইমেলগুলি নিয়ে কাজ করা। আপনি যদি জিমেইল ব্যবহার করেন তবে উপরের ডানদিকে কোণায় ইমেল কাউন্টারে ক্লিক করে আপনি আপনার ইনবক্সের বাছাই করতে পারেন।
এই কৌশলটির সাহায্যে আপনি প্রায়শই কঠোর ইমেলগুলির মুখোমুখি হয়ে যাবেন যা আপনি ফেলে রেখেছিলেন যা কোনও দীর্ঘস্থায়ী তলবকারীদের পক্ষে দুর্দান্ত। তবে এই কৌশলটির একটি নেতিবাচক দিক রয়েছে। আপনি যদি এমন কোনও জায়গায় কাজ করেন যেখানে আপনি ক্রমাগত জরুরি ইমেলগুলি পান যা সত্যিই সাথে সাথে উত্তর দেওয়া দরকার, তবে বিপরীত কালানুক্রমিক পদ্ধতির গ্রহণ করা ঝুঁকিপূর্ণ হতে পারে। এই কথাটি বলে, আপনি যদি এই ঘটনাটি করেন তবে প্রকৃত কর্মদিবসের সময় আপনি অবশ্যই এই কৌশলটি LIFO এর সাথে সংযুক্ত করতে পারেন।
৩.ইয়েস্টারবক্স
জাপপসের সিইও টনি হিশিহ দ্বারা বিখ্যাতভাবে ব্যবহৃত, ইয়েস্টারবক্স কৌশলটি গতকাল আপনি যে সমস্ত ইমেল পেয়েছেন তার সাথে আজকের বিষয়টিকে কেন্দ্র করে। Hsieh ব্যাখ্যা:
"আপনার 'করণীয়' তালিকাটি প্রতিদিনই কেবল গতকালের ইমেল ইনবক্স (অতএব, 'ইয়েস্টারবক্স')। এ সম্পর্কে দুর্দান্ত বিষয়টি হ'ল আপনি যখন সকালে উঠবেন, আপনি ঠিক কতটা ইমেল পেতে হবে তা ঠিক জানেন, গতকাল থেকে প্রতিটি ইমেল প্রক্রিয়া করার সময় এবং আপনার ইনবক্স থেকে সরিয়ে দেওয়ার কারণে অগ্রগতির বোধ হয় there's গতকাল থেকে যখন আপনার শূন্য ইমেলগুলি প্রক্রিয়া করতে বাকি থাকবে। আপনার কাজ শেষ হয়ে গেলে বাস্তবে সম্পূর্ণরূপে অনুভূতি হয় যা আশ্চর্যজনক ”"
এটি যিনি মনে করেন যে তারা প্রতিনিয়ত ইমেলটিতে ডুবে থাকে তাদের পক্ষে এটি একটি দুর্দান্ত কৌশল। আমি কীভাবে তার পুরোটা পড়ার পরামর্শ দিচ্ছি, তবে সেরা অংশটি হ'ল আপনি আপনার ইনবক্সে আবার কতটা নিয়ন্ত্রণ অর্জন করবেন is অন্যান্য পদ্ধতির মতো নয়, আপনার লক্ষ্যটি দিনের বেলা যেমন থাকে ততই সময় সময় আপনি খুঁজে পাবেন যে ইমেলটি আপনাকে কতটা সময় নিতে পারে তার একটি ভাল হ্যান্ডেল পাবেন। আপনি গতকাল 25 টি ইমেল পেয়েছেন? ঠিক আছে, এটি আপনাকে এক ঘন্টার বেশি সময় নিতে পারে। 70 টি ইমেল আসার সাথে একটি বড় দিন আছে? আপনি এগিয়ে পরিকল্পনা করতে পারেন এবং ভলিউম পরিচালনা করতে অতিরিক্ত সময় অবরুদ্ধ করতে পারেন।
4. ইনবক্স জিরো
মেরলিন মান দ্বারা নির্মিত একটি শব্দ, ইনবক্স জিরো একটি ইমেল কৌশল যা দ্বারা আপনার ইনবক্সটি সর্বদা 100% খালি রাখা। এর কিছু বড় সুবিধা রয়েছে: সবকিছু সর্বদা পরিচালনা করা হয় এবং আপনি পদক্ষেপ নেওয়ার আগে তৃতীয়বারের মতো ইমেলটি পুনরায় পড়ার সময় নষ্ট করবেন না। এই কৌশলটি টাইপ-এ তালিকা প্রস্তুতকারীদের (আমার মতো!) যারা তাদের ইনবক্সগুলিতে সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ রাখতে চান তাদের পক্ষে ভাল। তবে আমার অভিজ্ঞতা থেকে, আপনি যদি এটিকে খুব বেশি দূরে নিয়ে যান তবে আপনার ইনবক্সকে আপনার জীবন নির্বাহ করতে দেওয়া সহজ। প্রো টিপ: জিমেইলের জন্য বুমেরাং-এর সাথে কাপল ইনবক্স জিরো, এমন একটি অ্যাপ্লিকেশন যা আপনাকে আপনার ইনবক্সের বাইরে থেকে আপনার পছন্দের তারিখ এবং সময় পর্যন্ত বার্তা ফাইল করতে দেয়, যাতে আপনি প্রয়োজন হিসাবে যথাযথ উত্তর দেওয়ার এবং বিলম্ব করার মধ্যে সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।
আপনি যদি প্রথমবারের জন্য চেষ্টা করে থাকেন তবে আমি শুরু করার আগে ইনবক্স জিরোতে থাকার জন্য লিলি হারম্যানের সপ্তাহব্যাপী চ্যালেঞ্জটি পরীক্ষা করে দেখার পরামর্শ দিই।
প্রতিটি পদ্ধতি চেষ্টা করার পরে, আমি দৃ .়তার সাথে বলতে পারি যে কৌশল বেছে নেওয়া হ'ল আপনার ব্যক্তিগত পছন্দগুলি যে কোনও অভ্যাসের সাথে উত্সাহিত করতে (বা নিরুৎসাহিত করতে চান) সাথে মেলে। আপনি দেখতে পাবেন যে মিক্সিং এবং মিলটি আপনার পক্ষে সবচেয়ে ভাল কাজ করে। আমি ইনবক্স জিরোতে অনেকক্ষন গিয়েছিলাম এবং সিদ্ধান্ত নিয়েছি যে শেষ কয়েকজনকে শেষ করার চাপটি লাভজনক নয়। তবে আমি প্রতি রাতে শুতে যাওয়ার সময়কালে আমি আমার ইনবক্সটি 20 টি ইমেলের নীচে রাখি enough কেবল এতটাই সংক্ষিপ্ত যে আমি তার স্ক্রিনে সমস্ত কিছু দেখতে পেলাম যাতে কোনও ফাটল কাটেনি। আপনি যতক্ষণ না আপনার ইনবক্সের গোলাম নন এবং যে কেউ আপনার কাছ থেকে শুনার দরকার তা সময় মতোভাবে উত্তর পাচ্ছেন, কে বিচার করবেন?
