অন্য দিন, আমি কয়েকজন প্রশ্ন সহ একটি সহকর্মীকে ইমেল করেছি এবং প্রতিক্রিয়া পেয়েছি, "আমি একজন ফোন ব্যক্তির বেশি - আপনি কি আমাকে এই সম্পর্কে কল করতে পারেন?"
আমাকে বলতে হবে, আমি কিছুটা হতবাক হয়ে গিয়েছিলাম।
এটি প্রায়শই নয় যে আপনি কারও সাথে দেখা করেন যিনি ব্যবসা পরিচালনা করার জন্য ফোন তুলে নেওয়া পছন্দ করেন। পছন্দটি দেওয়া, আমি অনুমান করি যে আদর্শ কর্মক্ষেত্রে বেশিরভাগ কর্মচারী কোনও দিন কোনও ফোনে ইমেল চয়ন করবেন। এবং এটি উপলব্ধি করে: ইমেলটি দ্রুত, কার্যকরী এবং বিশ্রী নীরবতা বা পটভূমি গোলমাল করার সুযোগটি বহন করে না।
তবে ইমেলের জন্য অপ্রতিরোধ্য অগ্রাধিকার সত্ত্বেও, কয়েকটি ফোন রয়েছে যা আপনি ফোন বাছাই করার পরে আরও ভাল কাজ করে।
1. এটি জরুরি
কাজের সাথে সম্পর্কিত ইমেলের জবাব দিতে প্রায় 60% লোক পুরো দুটি দিন অপেক্ষা করেন। সুতরাং যদি আপনি এমন কোনও ইমেল প্রেরণ করেন যা ASAP- এমনকি একটি সাবজেক্টের লাইন সহ "জরুরী!" সহ একটি প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন - এটির একটি ভাল সুযোগ রয়েছে যে আপনি পরবর্তী 48 ঘন্টা আপনার ইনবক্সটি রিফ্রেশ করে রেখে যাবেন, আপনার আঙ্গুলগুলি পেরিয়ে যাওয়ার জন্য একটা পুনরাবৃত্তি.
অন্যদিকে, একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় সম্পর্কে একটি ফোন কল আপনাকে তাত্ক্ষণিকতার অনুভূতি জানাতে সহায়তা করতে পারে, নিশ্চিত হওয়া উচিত যে অন্য ব্যক্তিটি তার কী করা উচিত তা ঠিক জানেন এবং কখনও শেষ না হওয়া ইমেইল চেইনের আশ্রয় না করে কোনও প্রশ্নের উত্তর দিন without । আপনি যখন স্তব্ধ হয়ে যান, ততক্ষণ আপনি আত্মবিশ্বাসী হয়ে উঠতে পারবেন যে প্রত্যেকে একই পৃষ্ঠায় রয়েছে এবং বুঝতে পারে সমস্যাটি সমাধান করার জন্য কী ঘটতে হবে।
২. আপনি কোনও প্রতিক্রিয়া পাচ্ছেন না
হতে পারে আপনি একটি অনুরোধ ইমেল করেছিলেন যা ঠিক জরুরি নয়, তবে কোনও এক সময়ে আপনার একটি প্রতিক্রিয়া দরকার - এবং কয়েক দিনের নীরবতার পরে, আপনি অ্যান্টসি পাচ্ছেন।
আপনি কেবলমাত্র আরও অনেকবার অনুরোধটি অন্য ইমেলের সাথে অনুরোধ করতে পারেন যাতে বলা হয়েছে, "আরে, কেবল এইটি অনুসরণ করতে চেয়েছি you আপনি কি এটি দেখার সুযোগ পেয়েছেন?"
আপনি যদি আসল ইমেলটির পরে কোনও উত্তর এবং একটি ফলোআপ বার্তা না পেয়ে থাকেন তবে কোনও ফোন কলে ডিফল্ট। আপনার কাছে তাত্ক্ষণিক প্রতিক্রিয়া পাওয়ার আরও ভাল সম্ভাবনা থাকবে - বা কমপক্ষে এটি আপনার সহকর্মীর রাডারকে এমন সমস্যা হিসাবে যুক্ত করা উচিত যা তার দৃষ্টি আকর্ষণ করার প্রয়োজন।
৩. এটি কয়েকটি কম বাক্যে বেশি লাগে
কিছু সময়ে, আপনি সম্ভবত একটি ইমেলের একটি উপন্যাস পেয়েছেন যা আপনাকে পড়তে 20 মিনিট সময় নিয়েছে still এবং শেষে আপনাকে সাইনঅফ দিয়ে প্রশ্ন রেখে গেছে। অন্যকে সেই অত্যাচারের শিকার করবেন না।
আপনার যা যা জানাতে হবে তা যদি দুটি অনুচ্ছেদের চেয়ে বেশি লাগে takes বলুন, আপনি একটি কার্যভারের সংক্ষিপ্তসারগুলি ব্যাখ্যা করছেন বা অন্য দলের কাউকে বিভাগীয় প্রক্রিয়াটি পরিষ্কার করছেন - ফোনটি তুলতে প্রায়শই দক্ষ efficient এটি অন্য ব্যক্তিকে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে এবং তার আওয়াজের স্বর থেকে, যখন আপনি স্তব্ধ হয়ে যাবেন, ততক্ষণ আপনি নিশ্চিত হতে পারেন যে তিনি পুরোপুরি বুঝতে পেরেছেন।
৪. আপনি চান প্রার্থী মতামত
কোনও আর্টিকেল বা বিক্রয় পিচের জন্য আপনার কাছে একটি উজ্জ্বল ধারণা থাকতে পারে এবং আপনি শুরু করার আগে আপনার সহকর্মী কী ভাবছেন তা দেখতে চান।
একটি ইমেল সহ, আপনি যেমন একটি প্রতিক্রিয়া পেতে পারেন, "ঠিক আছে। এটি দুর্দান্ত শোনাচ্ছে ”” যদিও উত্তরটি ইতিবাচক, এটি কোনও উদ্বেগ উত্থাপন করে না বা কোনও অতিরিক্ত পরামর্শ স্ফীত করে না। সংক্ষেপে, এটি খুব দরকারী প্রতিক্রিয়া নয়।
তবে একটি ফোন কল - যা প্রকৃতির দ্বারা দ্রুত, অযৌক্তিক প্রতিক্রিয়ার চেয়েও বেশি প্রার্থনা করে you আপনাকে আপনার সহকর্মীর কন্ঠস্বরের স্বর শুনতে দেবে, আপনার ধারণার গভীরতায় আরও গভীরভাবে ডুব দেবে, আপনার সহকর্মীর যে কোনও প্রশ্নের সমাধান করবে এবং, সামগ্রিকভাবে, আরও চিন্তাশীল, অকপট প্রতিক্রিয়া পান।
5. আপনি একটি সম্পর্ক তৈরি করতে চান
ইমেল দ্রুত, দক্ষ যোগাযোগের জন্য দুর্দান্ত। তবে কখনও কখনও, আপনার আরও ব্যক্তিগত স্পর্শ প্রয়োজন - যেমন আপনি যখন কোনও নতুন দূরবর্তী সহকর্মী বা কোম্পানির ক্লায়েন্টের কাছে পৌঁছাচ্ছেন।
অবশ্যই, আপনি একটি নিখুঁত সূচনা ইমেইল লিখতে পারেন। তবে একটি ফোন কল আপনাকে সেই উষ্ণতা এবং সত্যতা জানাতে সহায়তা করতে পারে যা ইমেলটি পারে না - এবং এটি আপনাকে তার ঠিকানা বইতে অন্য কোনও ইমেল যোগাযোগের পরিবর্তে অন্য পক্ষের ব্যক্তির সাথে প্রকৃত সম্পর্ক তৈরি করতে সহায়তা করতে পারে না rather ।
You. আপনি কথোপকথনের একটি রেকর্ড চান না
আরও ভাল বা আরও খারাপের জন্য, ইমেলগুলি বাইরে কোথাও কোথাও সংরক্ষণ করা হয়, একটি মুহুর্তের নোটিশে উদ্ধৃত বা ফরোয়ার্ড করার জন্য প্রস্তুত।
সুতরাং, আপনার যদি এমন গোপনীয় বা সংবেদনশীল তথ্য নিয়ে আলোচনার প্রয়োজন হয় যা লিখিতভাবে এখনও অন্তর্ভুক্ত না - যেমন কোনও সংস্থার সংযোজন বা কোনও সহকর্মীর প্রতিযোগী সংস্থা কর্তৃক নিয়োগ প্রাপ্তির গুজব - একটি ফোন কল সেরা।
এটি নৈমিত্তিক কথোপকথনের ক্ষেত্রেও সত্য যে আপনি ব্যক্তিগত রাখতে চান, যেমন আপনি যখন শেষ মুহুর্তের অনুরোধটি পূরণ করতে কোনও সহকর্মীর সাহায্য চান এবং পরিস্থিতির পরিস্থিতি ব্যাখ্যা করতে চান - যেমন, "আমি আপনাকে জিজ্ঞাসা করতে ঘৃণা করি বিকেল ৪ টা ৪৫ মিনিটে পক্ষপাতিত্বের জন্য, তবে আমার ম্যানেজার বলটি স্মিথের প্রস্তাবের উপর ফেলে দেন এবং আজকের রাতে আমাদের এটি একসাথে টানতে হবে। "
এটি সত্য হতে পারে এবং অবশ্যই অনুরোধের প্রসঙ্গটি ব্যাখ্যা করতে সহায়তা করে তবে এটি ঠিক এমন কিছু নয় যা আপনার পরিচালকের কাছে ফরোয়ার্ড হওয়া ইমেল চেইনের মাধ্যমে ফিরে আসা উচিত। ফোনে, আপনি আপনার শব্দগুলি ভুল জায়গায় না দেওয়ার জন্য প্রার্থনা করতে পারবেন (ভাল, যতক্ষণ না আপনি অফিসের দরজা বন্ধ করেন))
কুইটকেনের প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা এবং ব্যবস্থাপনা অংশীদর অ্যারন কুইটকেন এটির সর্বোত্তম সংক্ষিপ্ত বিবরণ দিতে পারেন: "আপনার যে বিষয়টি সম্পর্কে দু'বার ভাবতে হবে, যে কোনও কিছু সংবেদনশীল হতে পারে বলে মনে করেন, আপনার সম্পর্কের দক্ষতা প্রয়োজন এমন কোনও কিছুই … একেবারে আপনার ফোনটি তোলা উচিত” "
