উত্পাদনশীল সভা কীভাবে করবেন - যাদুঘর

আপনি যদি একটি ক্ষুদ্র সূচনা, একটি বিশাল কর্পোরেশন, বা এর মধ্যে যে কোনও কিছুর জন্য কাজ করেন না কেন, ভাল যোগাযোগ এবং নিয়মিত তথ্য ভাগ করে নেওয়া সাফল্যের জন্য গুরুত্বপূর্ণ। ব্যবসায়ের মতোই পুরানো, সভাগুলি একই উত্তর তারার দিকে কঠোর পরিশ্রম করছে তা নিশ্চিত করার একটি মূল্যবান উপায়।

এবং তবুও, আমাদের বেশিরভাগ তাদের ঘৃণা করে। আপনি সম্ভবত খুব ভাল জানেন যে, সভাগুলি প্রায়শই পাল্টা উত্পাদনশীল হয় এবং সেগুলি মূল্যবান হওয়ার চেয়ে বেশি সময় নেয়। আপনি কেবল এক ঘন্টা কী করছেন, বিশেষত জ্যাম-প্যাকড দিনে আপনি কী ভাবছেন তা ভেবে ঘর ছেড়ে যাওয়ার চেয়ে খারাপ কিছুই নেই।

তবে তাদের কি সেভাবেই থাকতে হবে? নাঃ। আপনার নির্ধারিত বা অংশগ্রহীত যে কোনও মিটিংয়ের বেশিরভাগটি তৈরি করতে আপনাকে সচেতনভাবে সবচেয়ে ঝামেলাযুক্ত সময়টি এড়ানো উচিত। কিছু সাহায্য দরকার? আপনি সংক্ষিপ্ত এবং আরও উত্পাদনশীল সভাগুলির জন্য ব্যবহার করতে পারেন এমন কৌশলগুলির একটি তালিকা আমরা একসাথে রেখেছি যা প্রত্যেকের সময়ের অসামান্য ব্যবহার হওয়ার সম্ভাবনা বেশি।

1. প্রযুক্তিগত সমস্যাগুলি বাতিল করুন

প্রযুক্তিগত গ্ল্যাচগুলিতে ব্যয় হওয়া সেকেন্ডগুলি কয়েক মিনিটের মধ্যে দ্রুত রূপায়িত হতে পারে বা আরও খারাপ, কোনও মিটিংয়ের অর্ধেক সময় নিতে পারে। শারীরিকভাবে উপস্থিত না থাকা ব্যক্তিদের সাথে যোগাযোগ করার ক্ষেত্রে এটি বিশেষত সাধারণ। যেহেতু যে কেউ সর্বশেষে যা চায় তা হ'ল আপনি চেষ্টা করার সময় আপনার চারপাশে বসে বসে আপনার ল্যাপটপটিকে একটি প্রজেক্টরের কাছে আঁকিয়ে ধরুন বা দূর থেকে যোগদানকারী কোনও ব্যক্তির কাছ থেকে 10 মিনিটের "আপনি কি এখন আমাকে শুনতে পাচ্ছেন?" শুনেছেন, নিজেকে সঠিক সরঞ্জামগুলি দিয়ে সজ্জিত করুন সবকিছু সুচারুভাবে চলমান।

সাইটটিতে প্রত্যেকের জন্য স্ক্রিন ভাগ করে নেওয়া এবং প্রজেকশন প্রযুক্তি ছাড়াও, নির্ভরযোগ্য সফ্টওয়্যার যা আপনাকে দূরবর্তী সতীর্থদের সাথে সংযুক্ত করে তোলা প্রয়োজনীয়। স্কাইপ মিটিংয়ের ফ্রি সংস্করণটি একটি দুর্দান্ত সমাধান, যেহেতু যে কেউ যেকোন ডিভাইস থেকে কোনও কাস্টমাইজড (এবং মনে রাখা সহজ) URL- এর সাথে দ্রুত যোগ দিতে পারেন - কোনও অ্যাকাউন্টে সাইন আপ করতে বা সংখ্যায় ডায়াল আপ না করেই ব্যয় না করে।

2. সংক্ষিপ্ত সভা পরিকল্পনা

Hourতিহ্যবাহী ঘন্টাব্যাপী বৈঠকটি চিরকালের মতো মনে হয় এমন বিষয়গুলিতে টানতে পারে, সামান্য কিছু চাপ দিয়ে জিনিসগুলিকে গুটিয়ে রাখা এবং এগিয়ে যাওয়া। সুতরাং একটি সংক্ষিপ্ত সভা পরিকল্পনা দক্ষতার জন্য বিস্ময়কর করতে পারেন waste কেবল সময় নষ্ট করার কোন সময় নেই!

কোনও সভা স্থাপনের সময়, এটি কতটা সময় নেবে সে সম্পর্কে নিজেকে সত্যই সতর্ক হওয়ার জন্য নিজেকে চ্যালেঞ্জ করুন maybe এবং আপনার নিজের প্রয়োজনের তুলনায় সম্ভবত কিছুটা কম সময় নির্ধারণ করতে হবে। মনে রাখবেন যে সভার দৈর্ঘ্যটি সর্বদা 30 মিনিটের বর্ধিত পরিমাণে থাকা উচিত নয় এবং শেভিংয়ের কেবল পাঁচ বা 10 মিনিটের জন্য আপনার প্রতিটিের প্রয়োজন নেই দ্রুত যুক্ত হতে পারে।

প্রো টিপ: আপনার কম্পিউটারে এমন একটি টাইমার সেট করার বিষয়টি বিবেচনা করুন যা সভার সময় প্রত্যেকে দেখতে পাবে time সময় টিক দেখানো আপনাকে ট্র্যাকে রাখতে সহায়তা করবে।

৩. একটি নির্দিষ্ট এজেন্ডা সেট করুন এবং এটি বদ্ধ থাকুন

এজেন্ডা তৈরি করা একটি তারিখের অনুশীলনের মতো মনে হতে পারে তবে মিটিংটি দ্রুত এগিয়ে যাওয়ার পক্ষে এটি অন্যতম কার্যকর উপায়। এটি সম্পর্কে চিন্তা করুন: আপনি যদি অন্য কোনও প্রসঙ্গ ছাড়াই "পণ্য উত্সর্গ" নিয়ে আলোচনা করার জন্য কেবল একটি আমন্ত্রণ প্রেরণ করেন তবে প্রত্যেকে কী কী আবশ্যক তা নিয়ে বিভিন্ন ধারণা নিয়ে বৈঠকে আসতে পারেন এবং আপনি একই পৃষ্ঠায় উঠতে সময় নষ্ট করবেন।

পরিবর্তে, সময় আগে দু'একদিন আগে একটি এজেন্ডা প্রেরণ করুন এবং যথাসম্ভব সুনির্দিষ্ট করুন। আপনার আলোচনার প্রয়োজন প্রতিটি বিষয়ের জন্য নিম্নলিখিত সাধারণ বিন্যাসটি ব্যবহার করে দেখুন:

• নির্দিষ্ট বিষয়
  • সভার আগে কী প্রস্তুত করা দরকার
  • সভার সময় কী আপডেট দেওয়া হবে
  • সভার সময়ে কোন প্রশ্নের উত্তর দেওয়া দরকার be

প্রতিটি বিষয়ের জন্য একটি পরিমাণ সময় নির্ধারণ করা বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ - এটি আপনাকে সভার ক্ষেত্রে কী বাস্তবের সাথে ফিট করতে পারে তা সম্পর্কে সৎ রাখবে এবং পরবর্তী এজেন্ডা আইটেমটির সময় হওয়ার সময় লোকদের সামনে এগিয়ে নিয়ে যাওয়ার জন্য আপনাকে নিরবচ্ছিন্নভাবে জোর দেবে।

4. দেখান, বলুন না

একটি ছবি 1000 টি শব্দ বলছে - এবং এটি মিটিংগুলিতেও প্রযোজ্য! চিত্রগুলি, গ্রাফগুলি এবং চার্টগুলি প্রায়শই আপনাকে প্রতিটি পয়েন্টের সাথে কথা বলার পরিবর্তে স্পষ্টভাবে যোগাযোগ করতে সহায়তা করতে পারে - প্রত্যেকের সময় সাশ্রয়ের কথা উল্লেখ না করে।

সুতরাং আপনি যখন প্রস্তুতি নেবেন তখন এমন ভিজ্যুয়াল সম্পর্কে চিন্তা করুন যা আপনার চিন্তাভাবনা সহজতর করতে পারে। আপনি যখন পণ্যটি সরাসরি প্রদর্শিত করতে পারবেন এমন কোনও পণ্য আপডেটের ব্যাখ্যা করতে কেন সময় ব্যয় করবেন? ডায়াগ্রাম যখন কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে এটি করতে পারে তখন কেন একটি জটিল ধারণা ভাগ করে নেওয়ার চেষ্টা করবেন?

আপনি যদি আপনার সমস্ত সহকর্মীর সাথে একটি ঘরে থাকেন তবে হোপ আপ করতে এবং হোয়াইটবোর্ড ব্যবহার করতে ভয় পাবেন না বা আপনি কী কাজ করছেন তা দেখানোর জন্য আপনার কম্পিউটারের চারপাশে ফ্লিপ করুন। যদি আপনি দূরবর্তী লোকদের সাথে সাক্ষাত করেন তবে এটি কৌশলযুক্ত হতে পারে তবে ফ্রি স্কাইপ সভাগুলির মতো পণ্যগুলি প্রায়শই প্রচুর পরিমাণে সহযোগিতার সরঞ্জাম সরবরাহ করে যা স্ক্রিনে ভিজ্যুয়াল চিন্তাভাবনা এবং অনুসন্ধানগুলি ভাগ করে নেওয়ার জন্য এটি বাতাস তৈরি করে। উদাহরণস্বরূপ, ফ্রি স্কাইপ মিটিংয়ের সহজ পাওয়ার পয়েন্ট আপলোডার (ভার্চুয়াল লেজার পয়েন্টারের মতো ইন্টারেক্টিভ সরঞ্জাম সহ) বা স্ক্রিন ভাগ করে নেওয়ার বৈশিষ্ট্য আপনাকে ভিজ্যুয়ালগুলির মাধ্যমে লোকেরা আপনাকে চিন্তাভাবনা করে আগেই প্রস্তুত করেছিল, এবং ভার্চুয়াল হোয়াইটবোর্ডিং সরঞ্জামটি আপনার সহকর্মীদের রিয়েল টাইমে ধারণা স্কেচ করতে দেয়।

৫. প্রত্যেককে কীভাবে ওজন দেওয়া যায় তা জানুন

হ্যাঁ, একটি সভা সব মিলিয়ে সহযোগিতার বিষয় হওয়া উচিত, তবে যখন প্রত্যেকে তাদের অংশটি বলার চেষ্টা করছে, কথোপকথনটি প্রত্যেকের উদ্দেশ্যে করা সময়ের চেয়ে দ্রুততর হয়ে উঠতে পারে। সুতরাং, অগত্যা মিটিংয়ের সময় না নিয়েই প্রত্যেকের পক্ষে ওজন নেওয়ার সৃজনশীল উপায়গুলি অনুসন্ধান করার চেষ্টা করুন।

উদাহরণস্বরূপ, পোলস বা হাতের তাত্ক্ষণিক শো অনেকগুলি মতামত বা আলোচনা এড়াতে উপকারী উপায় যা দ্রুত sensকমত্যের চেষ্টা করার সময় একে অপরের সাথে কথা বলার ক্ষেত্রে দ্রুত পরিণত হয় time সময়ের হতাশার অপচয়। যদি আপনি ভার্চুয়াল সভা করে থাকেন তবে আপনি একসাথে স্কাইপ মিটিংয়ের ফ্রি প্রোডাক্টের মতো একটি সমন্বিত আইএম বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারবেন যাতে লোকেরা শেষে উত্তর দেওয়ার জন্য প্রশ্ন জমা দিতে পারে, বা লোককে তাত্পর্যপূর্ণ ভাবনাগুলি অনুসরণ করার অনুমতি দেয় people সভা শেষে।

Meet. মিটিংগুলি কাটুন যা আপনার আসার দরকার নেই

যদিও আপনার মনে হতে পারে যে আপনি যে আমন্ত্রণ জানিয়েছিলেন তাতে আপনার উপস্থিতি হওয়া দরকার বলে মনে হতে পারে, তবে আপনার সময়টির ভাল ব্যবহার হবে না এমন আপনি জানেন এমন একটি থেকে বেছে নেওয়া ঠিক okay আপনি যদি উপস্থাপনা করছেন না বা এটির সাথে আপনি কাজ করছেন এমন কিছুটির সাথে নিবিড়ভাবে সম্পর্কযুক্ত না হয়, তবে মূল পয়েন্টগুলি পরে নেওয়া ভাল।

মনে রাখবেন যে একজন ভাল কর্মচারী এবং শক্তিশালী সতীর্থ কীভাবে অগ্রাধিকার দিতে এবং উত্পাদনশীল হতে হয় তা জানেন। আপনার সিদ্ধান্ত এবং আউটপুট প্রত্যেককে প্রভাবিত করে, তাই নিজেকে স্মরণ করিয়ে দিন যে আপনি কীভাবে আপনার সময়টি ব্যবহার করেন তা আপনার দলের উপরও প্রভাব ফেলে।

কীভাবে দয়া করে অপ্ট আউট করবেন তা নিশ্চিত নন? আয়োজকের সাথে সরাসরি তার সাথে কথা বলুন যে আপনি যখন লুপিং থাকার প্রশংসা করছেন তখন আপনি যেই কাজ করছেন তার সাথে আপনি দুর্দান্ত খাঁজে রয়েছেন এবং পরে তা ধরা পছন্দ করবেন। যদি আয়োজক আপনার মনিব হন তবে আপনার অগ্রগতি এবং এমন কিছু নিয়ে এগিয়ে যাওয়ার জন্য আপনার সুনির্দিষ্ট পরিকল্পনার একটি নোট অবশ্যই অন্তর্ভুক্ত করবেন তা নিশ্চিত করুন, "আমি আজকের আলোচনায় আগ্রহী, তবে এখনও প্রকল্প ব্লুয়ের জন্য সংখ্যা টানছি। আমি যদি মাথা নীচু করে রাখি এবং পরে নোটগুলিতে ধরা দিলে কি আপত্তি করবে? ”

সভাগুলি আপনার দিনের অতিবাহিত সেরা সময়গুলির মধ্যে কিছু হতে পারে, যতক্ষণ না তারা চিন্তাভাবনা করে পরিকল্পনা করা হয়েছে এবং দক্ষতার সাথে চালানো হচ্ছে। এই কৌশলগুলি আপনাকে সেখানে পৌঁছাতে সহায়তা করবে!