মেল মার্জ একটি সরঞ্জাম যা অনুরূপ নথির একটি সেট তৈরি করতে সহজ করে তবে অনন্য এবং পরিবর্তনশীল ডেটা উপাদানের ধারণ করে। এটি এমন একটি ডেটাবেসকে লিঙ্ক করে সম্পন্ন করা হয় যা একটি ডকুমেন্টে সেই তথ্য উপাদানগুলি ধারণ করে, যার মধ্যে একত্রিত ক্ষেত্র রয়েছে যেখানে সেই অনন্য তথ্য জনবহুল হবে।
মেইল মার্জ একটি ডকুমেন্টের মধ্যে নাম এবং ঠিকানাগুলির মতো মানসম্পন্ন টুকরা তথ্য প্রবেশ করার প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার সময় এবং প্রচেষ্টা সংরক্ষণ করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আউটলুকের পরিচিতিগুলির একটি গোষ্ঠীতে ফর্ম ফর্ম লিঙ্ক করতে পারেন; চিঠির অভিবাদনের অংশ হিসাবে এই চিঠির প্রতিটি পরিচিতির ঠিকানা এবং সংশ্লিষ্ট পরিচিতির নামের জন্য একটি মার্জ ক্ষেত্র থাকতে পারে।
মেইল মার্জ ব্যবহার
মেইল মার্জ, অনেক মানুষের জন্য, জাঙ্ক মেইল এর চিন্তা conjures। যদিও বিপণনকারীগণ অবিলম্বে দ্রুত এবং সহজেই মেইলের বিশাল পরিমাণে মেইল তৈরির জন্য মেল মার্জ ব্যবহার করে, অন্য অনেকগুলি ব্যবহার আপনাকে অবাক করে এবং আপনার কিছু নথি তৈরি করার উপায় পরিবর্তন করে।
আপনি কোনও মুদ্রিত নথি তৈরির জন্য মেল মার্জ ব্যবহার করতে পারেন, সেইসাথে বৈদ্যুতিন বিতরিত নথি এবং ফ্যাক্সগুলি তৈরি করতে পারেন। মেইল মার্জ ব্যবহার করে আপনি যে ধরনের নথি তৈরি করতে পারেন তা কার্যত সীমাহীন। এখানে কিছু উদাহরন:
- ক্যাটালগগুলির
- বর্ননামূলক
- চালান
- লেবেল
- খামে
- এবং, অবশ্যই, অক্ষর
স্মার্টভাবে ব্যবহার করা হলে, মেল মার্জ ব্যাপকভাবে আপনার উত্পাদনশীলতা উন্নত করতে পারেন। এটি আপনি তৈরি নথির কার্যকারিতা বৃদ্ধি করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, প্রাপকের নাম বা প্রতিটি প্রাপকের কাছে নির্দিষ্ট অন্যান্য উপাদানগুলির সাথে অক্ষর কাস্টমাইজ করার মাধ্যমে, আপনি একটি পালিশ, ব্যক্তিগত ইমেজ উপস্থাপন করেন যা আপনার পছন্দসই ফলাফলের পর্যায় নির্ধারণ করে।
একটি মেইল মার্জ এর শারীরস্থান
একটি মেল মার্জে দুটি প্রধান অংশ রয়েছে: ডকুমেন্ট এবং ডেটা উৎস, যা ডাটাবেস হিসাবেও উল্লেখ করা হয়। মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডটি আপনার কাজগুলিকে সরল করে তোলে যেমন আপনি এক্সেল এবং আউটলুকের মতো অন্যান্য অফিস অ্যাপ্লিকেশনগুলি ডেটা উত্স হিসাবে ব্যবহার করে। আপনার যদি সম্পূর্ণ অফিস স্যুট থাকে তবে তার একটি অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করে আপনার ডেটা উৎসটি সহজ, সুবিধাজনক এবং অত্যন্ত প্রস্তাবিত। পরিচিতিগুলি ব্যবহার করে আপনি ইতিমধ্যে আপনার আউটলুক পরিচিতিগুলিতে প্রবেশ করেছেন, উদাহরণস্বরূপ, সেই তথ্যটি অন্য তথ্য উত্সতে পুনরায় প্রবেশ করতে আপনাকে সংরক্ষণ করবে। একটি বিদ্যমান এক্সেল স্প্রেডশীট ব্যবহার করে ডেটা উত্স Word তৈরির তুলনায় আপনাকে আপনার ডেটাতে আরও বেশি নমনীয়তা দেয়।
আপনার যদি শুধুমাত্র ওয়ার্ড প্রোগ্রাম থাকে, তবে আপনি এখনও মেল মার্জ বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করতে পারেন। আপনার মেইল একত্রীকরণে আপনার ব্যবহারের জন্য শব্দটির সম্পূর্ণরূপে কাস্টমাইজযোগ্য ডেটা উৎস তৈরি করার ক্ষমতা রয়েছে।
একটি মেইল মার্জ সেট আপ করা হচ্ছে
একটি মেল মার্জ জটিল এবং জটিল মনে হতে পারে - ডেটা-ভারী নথি যা বড় ডেটাবেসে নির্ভর করে অবশ্যই হতে পারে। শব্দ, যাইহোক, উইজার্ড সরবরাহ করে সাধারণ ব্যবহারের জন্য একটি মেল মার্জ সেটআপ সহজ করে যা আপনার ডকুমেন্টকে একটি ডাটাবেস লিঙ্ক করার প্রক্রিয়া অনুসরণ করে। সাধারনত, আপনি ত্রুটিগুলি খুঁজে এবং সংশোধন সহ 10 টিরও কম সহজ পদক্ষেপগুলিতে প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ করতে পারেন। আপনার দস্তাবেজটি নিজে নিজে প্রস্তুত করার চেয়ে এটি কম, এবং খুব কম সময় এবং ঝামেলাও সহকারে।
