আপনি যদি কোনও মিটিংয়ের নেতৃত্ব দেন, আপনি সম্ভবত এমন একটি অধিবেশন পিছনে টানা চেষ্টা করেছিলেন যা বিশৃঙ্খলার জন্য দ্রুত পরিবর্তন ঘটিয়েছে।
হতে পারে আপনি অতিরিক্ত আলাপমূলক গুচ্ছের সাথে কাজ করছেন - বা এমন এক ব্যক্তি যার মনে হয় চার বছরের বাচ্চার দৃষ্টি আকর্ষণ রয়েছে। সম্ভবত সেখানকার প্রত্যেকেরই ভাগ করে নেওয়ার দুর্দান্ত ধারণা রয়েছে - বা সম্ভবত রাজকীয় শিশুটির নামকরণ করা হয়েছে, এবং এ সম্পর্কে যে কেউ বলতে পারেন।
কারণ যাই হোক না কেন, সভাগুলি নিয়ন্ত্রণের বাইরে চলে যেতে পারে এবং করতে পারে। তবে যদি আপনি এই সমাবেশের দায়িত্বে থাকেন তবে আপনি শীর্ষস্থানীয় হয়ে উঠতে চান এবং অদক্ষ সভায় প্রত্যেকের সময় নষ্ট করা এড়াতে চান।
গোষ্ঠীটিকে ট্র্যাকের দিকে রাখার চেয়ে করা আরও সহজ বলা যায়, তবে কিছু স্মার্ট পরিকল্পনা এবং কিছু দিনের কৌশল নিয়ে আপনি আরও মনোনিবেশিত দলীয় সভাতে যাওয়ার পথে যাবেন।
একটি পরিকল্পনা দিয়ে শুরু করুন
নিয়ন্ত্রণ প্রতিষ্ঠার প্রথম পদক্ষেপটি একটি এজেন্ডা প্রস্তুত করছে। এবং আমার অর্থ, একটি ভাল, পুরানো ধাঁচের, টাইপ-আপ এজেন্ডা যা উপস্থিতদের কাছে সময়ের আগে পাঠানো যেতে পারে (এবং তারপরে একটি বন্ধুত্বপূর্ণ অনুস্মারক হিসাবে সভায় প্রদর্শিত বা হস্তান্তর করা হবে)। সবকিছু লিখতে খুব সুস্পষ্ট বোধ হতে পারে তবে আমার উপর বিশ্বাস রাখুন, কাগজে কিছু বিশদ থাকা আপনাকে এবং else সবাইকে help মিটিংয়ের সত্যিকারের বিষয়ে কী মনোযোগ কেন্দ্রীভূত রাখতে সহায়তা করবে।
আপনার পরিকল্পনাটি একত্রে রাখার সময় আপনি সভায় যে চূড়ান্ত লক্ষ্যটি অর্জন করতে চাইছেন সে সম্পর্কে চিন্তা করুন (উদাহরণস্বরূপ, এটি কি কোনও বুদ্ধিদীপ্ত অধিবেশন, অথবা আপনাকে কী কী পদক্ষেপের আইটেমগুলি চূড়ান্ত করতে হবে?) তারপরে, সেই লক্ষ্যে পৌঁছানোর জন্য কী নিয়ে আলোচনা করা দরকার, কোন প্রশ্নের উত্তর দেওয়া দরকার এবং কোন দায়িত্ব অর্পণ করা প্রয়োজন তা নির্ধারণ করার জন্য পিছিয়ে কাজ করুন। নিশ্চিত হয়ে নিন যে এই looseিলে .ালা প্রান্তের যে কোনওটির এজেন্ডায় স্থান রয়েছে, তাই তারা আসার আগে কী আশা করা উচিত তা সকলেই জানেন।
এই এজেন্ডা আইটেমগুলি ছাড়াও, অংশ নেওয়া লোকদের সম্পর্কেও ভাবুন। সেখানে কত লোক থাকবে? তারা কি একে অপর কে চেনে? তাদের ব্যক্তিত্ব কি? কী সাধারণত তাদের বিরক্ত? সেশনটির শুরুতে আপনার কোনও অতিরিক্ত সময়ে তৈরি করা দরকার কিনা তা এটি আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি জানেন যে আপনার সভায় অংশ নেওয়া ব্যক্তিরা শুরু করার আগে ব্যক্তিগত আলোচনায় জড়িত থাকতে চান, ব্যবসায়ের দিকে নামার আগে প্রত্যেকের জন্য তাদের সিস্টেমগুলি থেকে বকবক বের করার জন্য কয়েক মিনিটের সময় পরিকল্পনা করুন।
ফোকাস জন্য সুবিধা
আপনার পরবর্তী পদক্ষেপটি এমন একটি মিটিং স্পেস তৈরি করা যা বিক্ষিপ্ততা এবং বাধাগুলিকে নিরুৎসাহিত করে। শারীরিক স্পেস দিয়ে শুরু করুন, ঘরটি বাইরের শব্দ এবং কথোপকথন থেকে বন্ধ হয়ে গেছে এবং টেবিলের লুপিং ভিডিও স্ক্রিন বা উপকরণগুলির মতো চাক্ষুষ বিভ্রান্তি মুক্ত sure এবং সভাটি শুরু হওয়ার ঠিক আগে, আপনার ফোনটি দূরে রাখুন এবং আপনার ল্যাপটপটি বন্ধ করুন others অন্যদের কাছে এটি করা উচিত এটি এটি একটি সূক্ষ্ম চিহ্ন।
তারপরে, উত্পাদনশীলতার জন্য মঞ্চ নির্ধারণ করুন। এজেন্ডাটি উপলভ্য রয়েছে তা নিশ্চিত করুন - হয় মুদ্রিত অনুলিপিগুলি রেখে বা স্ক্রিনে টেনে নিয়ে - এবং আপনি সবাইকে স্বাগত জানাতে গিয়ে সভার জন্য লক্ষ্যগুলি পুনরায় নিশ্চিত করতে নিশ্চিত হন (উদাহরণস্বরূপ, "আমরা আজ বিশদটি চূড়ান্ত করতে এখানে এসেছি) তহবিল সংগ্রহের ইভেন্টের জন্য ”")। এছাড়াও, সভাটি কখন গুছিয়ে নেবে বলে মনে করা হচ্ছে তা লোককে মনে করিয়ে দেওয়ার বিষয়ে নিশ্চিত হন। সহজভাবে বলেছিলেন, "আমি জানি আমাদের অনেক কিছু করার আছে, তাই আসুন চেষ্টা করে 30 মিনিটের মধ্যে রাখি, " লোকজন মনে করিয়ে দেবে যে আপনি তাদের মতোই একটি দক্ষ সভা চান meeting
একটি লজিস্টিকাল নোটের আরও যদি আপনার অতিরিক্ত বৈঠকের উপকরণ থাকে তবে সেশন শুরুর চেয়ে আপনি যখন যাবেন তখন এগুলি পাস করুন। আমি শুনেছি অন্যরা এই পরামর্শকে বিভ্রান্ত করছে এমন পরামর্শ দিচ্ছে, তবে আমি শিখেছি যে, বেশিরভাগ লোকেরা কী কী ঘটছে তা দেখার সুযোগ পেলে তারা বেশিরভাগ লোকেরা সামনে পড়বে এবং সভাগুলি ডেকে ফেলবে।
গ্রুপ ফিরিয়ে আনছে
একটি পরিষ্কার এজেন্ডা এবং একটি পরিষ্কার সভা স্থান জিনিসগুলিকে ট্র্যাক রাখার ক্ষেত্রে অনেক বেশি এগিয়ে যায়, তবে আপনি আপনার সভার পরিকল্পনাটি কতটা সতর্কতার সাথে করেন না কেন, বিঘ্ন এখনও ঘটতে পারে। সেখানেই রূপান্তরটির শিল্পটি কার্যকর হয়। আপনি কোনও সভায় যাওয়ার আগে নিশ্চিত হন যে আপনি কথোপকথনটি যেখানে চান সেখানে ফেরত পাঠানোর কয়েকটি উপায়, তবে কার্যকর কিছু উপায়ের সাথে সজ্জিত হন। এখানে আমার পছন্দের একটি দম্পতি আছে:
এটি গুটিয়ে রাখুন
একটি ভাল প্রবন্ধের মতো (হ্যাঁ, আমরা সবাই সেগুলি মনে করি), আপনার নিজের সভাটি একটি সংক্ষিপ্তসার দিয়ে গুটিয়ে নেওয়া উচিত। কী সম্পাদিত হয়েছিল এবং তারপরে ডস, পরবর্তী পদক্ষেপ বা দায়িত্বগুলি সম্পর্কে স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন। এটি বিশদ হওয়ার দরকার নেই - প্রকৃতপক্ষে, এটি এক বা দুই মিনিটের বেশি স্থায়ী হওয়া উচিত নয় - তবে এটি আপনার সভায় ধনুক রাখতে এমন কিছু বলতে সাহায্য করে: "সবাইকে ধন্যবাদ। আমরা ইভেন্ট লজিস্টিক চূড়ান্ত করার ক্ষেত্রে দুর্দান্ত অগ্রগতি করেছি। এমিলি এই বিবরণগুলির সাথে ইভেন্টের সমন্বয়কের সাথে যোগাযোগ করবেন এবং আমি প্রত্যেকের চূড়ান্ত টু ডসের একটি ইমেল তালিকা প্রেরণ করব ”
আসুন এটির মুখোমুখি হোন, যখন আপনি একটি ছোট্ট ঘরে একটি গোছা লোক রাখেন, নিয়ন্ত্রণ স্থাপন এবং বজায় রাখা কঠিন হতে পারে। পরিকল্পনা, একটি এজেন্ডা এবং প্রত্যেকটি ট্র্যাকে ফিরে পেতে কয়েকটি মূল লাইন নিয়ে আপনার পরবর্তী সভায় যাওয়া সমস্ত পার্থক্য করতে পারে।
আমাদেরকে বল! আপনি কীভাবে আপনার সভাগুলির নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখবেন?
