যারা প্রতিক্রিয়া জানাবে না তাদের সাথে কীভাবে আচরণ করবেন - যাদুঘর

আপনি কি কখনও মনে করেন যে আপনি যখন কোনও ইমেল প্রেরণ করছেন বা কারও জন্য ভয়েসমেইল রেখেছেন তখন আপনি একটি ব্ল্যাকহোলের মধ্যে চিৎকার করছেন? আপনি আপনার অনুরোধটি মহাবিশ্বে ফেলেছেন timely এবং সময়মত প্রতিক্রিয়া আশা করে আপনার আঙ্গুলগুলি পেরিয়ে আপনার ডেস্কে বসে।

পিআর ওয়ার্ল্ডে আমার কাজের জন্য ধন্যবাদ, যখন এটি উত্তরহীন বার্তাগুলির আসে তখন আমি এটি সব দেখেছি। আমি সিইও ক্লায়েন্টদের সাথে চিঠিপত্র পরিচালনা করেছি (চূড়ান্তভাবে ব্যস্ত ব্যক্তিরা), আমার ক্লায়েন্টদের এক্সিকিউটিভ এবং আইনী দলগুলি (আমার পক্ষে গুরুত্বপূর্ণ নয় বলে মনে করেন এমন ব্যক্তিরা), এবং মিডিয়া (ওরফে যারা না তারা জনগণের সাথে ডিল করতে চান)। এবং পথে, আমি যখন আপনার যখন প্রয়োজন হয় উত্তরগুলি কীভাবে পাওয়া যায় সে সম্পর্কে আমি অনেক কিছু শিখেছি।

বিলম্বের কারণ যাই হোক না কেন, ব্যস্ততার জন্য (এবং হ্যাঁ, বিরক্তিকর) ধীর সাড়া দেওয়ার জন্য মনোযোগ দেওয়ার জন্য এখানে কিছু টিপস রইল।

সংযোগ করুন

প্রথম এবং সর্বাগ্রে, আপনি যখন অন্য কোনও ব্যক্তির সাথে সংযোগ স্থাপন করেন, আপনাকে অবশ্যই তাকে বা তাকে সহায়তা করতে চান এমন কারণ দিতে হবে।

তাত্ক্ষণিকভাবে রিসিভারটি সংযোগ বিচ্ছিন্ন করে এমন ভুলগুলি এড়িয়ে শুরু করুন। তার বা তার নামের ভুল বানান একটি উত্তম উদাহরণ: আমি জানি এটি প্রাথমিক, তবে আমি আপনাকে বলতে পারি না আমি অ্যাশেলি বা অ্যাশলেই-এর জন্য কতগুলি ইমেল পেয়েছি এবং যখন আমি করি তখন আমি নিজেকে তাত্ক্ষণিকভাবে বিরক্ত এবং দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানার সম্ভাবনা কম দেখি। এছাড়াও, বিক্রয় পিচের মতো শব্দ না করার চেষ্টা করুন (উদাহরণস্বরূপ, "আমি আপনার সাথে …" সম্পর্কে কথা বলতে চাই) - কেউ এটিকে মোকাবেলা করতে চায় না।

পরিবর্তে, তাকে বা তার সাথে প্রাসঙ্গিক সবকিছু তৈরি করে আপনার পরিচিতির মনোযোগ আকর্ষণ করুন। আমি "আপনি" দিয়ে সম্ভব সমস্ত কিছু বলতে চাই - উদাহরণস্বরূপ, এই বলার পরিবর্তে, "আপনার এই ফর্মগুলির দিকে নজর দেওয়া আপনার প্রয়োজন, " বলুন, "আপনার ক্লায়েন্টকে এই ফর্মগুলিতে অনুমোদনের দরকার আছে।" এটি একটি সহজ তবে কার্যকর কৌশল।

আপনি তাদের ব্যক্তিত্ব বা হট বোতামে বাজিয়েও লোকেদের কাছে আবেদন করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যার অল্প কিছু অহংকার রয়েছে সে সম্ভবত তার কতটা গুরুত্বপূর্ণ তা স্বীকার করার জন্য সবচেয়ে ভাল প্রতিক্রিয়া জানাবে (উদাহরণস্বরূপ, "আমি আপনার সময়ের গুরুত্ব অনুধাবন করেছি, তাই আমি পরামর্শ দিচ্ছি যে আমরা আলোচনার জন্য 10 মিনিটের কল এ যাব" কেস স্টাডি। ")।

দ্রুত উত্তর দেওয়া সহজ করুন

এমনকি যদি আপনার পরিচিতি সাহায্য করতে আগ্রহী হয়, তবে ব্যস্ততার মধ্যে কারও কাছে কনভলিউটেড ইমেলের মাধ্যমে আগাছা নেওয়ার বা দীর্ঘ, ভাসমান মেল শোনার সময় হবে না। সুতরাং, নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি নিজের বার্তাটি প্রবাহিত করেছেন এবং নিম্নলিখিত কৌশলগুলি ব্যবহার করে তার বা তার পক্ষে দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানানো সহজ করে তুলেছেন।

একটি তথ্যমূলক বিষয় লাইন আছে

এখনই আপনার প্রয়োজনীয়তা নির্দেশ করতে আপনার সাবজেক্ট লাইনটি ব্যবহার করুন এবং প্রাপককে আপনার অনুরোধটিকে অগ্রাধিকার দিতে সহায়তা করুন। "পর্যালোচনার জন্য", "প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন, " বা "দয়া করে মঙ্গলবারের মধ্যে প্রতিক্রিয়া দিন" এর মতো কিছু দিয়ে শুরু করা আপনার প্রত্যাশাগুলি স্ফটিক থেকে স্পষ্ট করে তোলার একটি দ্রুত উপায়।

সোজা পয়েন্টে উঠুন

আপনার বার্তায় অ-প্রাসঙ্গিক তথ্য বা চমত্কার সাথে প্রচুর সময় ব্যয় করবেন না। শীঘ্রই নম্র হোন, "আশা করি এই সকালে আপনার সাথে ভাল ব্যবহার করছে", তারপরে রিসিভারকে সন্তুষ্ট করার কারণ এবং কারণটিতে ডুব দিন। এটিকেও সহজ রাখুন (যেমন, "আপনার ক্লায়েন্ট এক্স এবং আমি ওয়াইয়ের সাথে একসাথে কাজ করি এবং আমাকে জানানো হয়েছিল যে আপনি জেডের জন্য সেরা যোগাযোগ")।

নিয়োগের সময়সীমা দিন

আপনার ইমেল বা ভয়েসমেইলটিকে "যখনই আমি এটি পাই" এর গাদাতে রাখা থেকে বিরত রাখতে নির্দিষ্ট প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন বা অ্যাকশন আইটেম দিন, এবং আপনি কখন প্রতিক্রিয়া পছন্দ করবেন তার জন্য একটি সময়রেখা সরবরাহ করুন। কিছু প্রকল্প এবং ক্লায়েন্টের সাথে আমি উল্লেখ করে সাফল্য পেয়েছি, “দয়া করে শুক্রবারের মধ্যে প্রতিক্রিয়া দিন। সেই সময়ে, আমি এই দলিলটি আপডেট করে পর্যালোচনার জন্য দলের বাকী দলের কাছে প্রেরণ করব ”" এটি বোঝার একটি দুর্দান্ত উপায়, "যদি আপনি সময় মতো তা না পান তবে আপনি এই বিষয়ে আপনার বক্তব্য হারিয়ে ফেলেছেন । "

একটি প্রস্তাব দিন

আপনি যদি কোনও প্রশ্নের উত্তর বা কোনও সমস্যার সমাধান খুঁজছেন তবে সর্বদা কয়েকটি ভিন্ন বিকল্প এবং আপনার প্রস্তাবনা সরবরাহ করুন। এটি করার মাধ্যমে, আপনি যার সাথে যোগাযোগ করছেন তার পক্ষে এটি কম চিন্তা করতে হবে এবং দ্রুত "হ্যাঁ, আপনার প্রস্তাবনা ঠিক আছে, " বা "বিকল্প # 1 দিয়ে চলুন with"

স্মার্টলি অনুসরণ করুন

সুতরাং আপনি আপনার প্রাপকের পক্ষে প্রতিক্রিয়া জানানো সহজ করে দিয়েছেন এবং আপনি এখনও কোনও উত্তর পাচ্ছেন না। এখন কি? এটি অনুসরণ করার জন্য সময়। এই পর্যায়ে সহায়তা করা এবং বিরক্তিকর ভারসাম্য বজায় রাখা মুশকিল হতে পারে তবে যোগাযোগের সঠিক লাইনটি অনুসরণ করে এটি সম্ভব।

আপনার প্রাথমিক ইমেলের পরে, দ্রুত সময় অনুসরণ করুন যা আপনার সময়সীমা অনুযায়ী অর্থবোধ করে। এই ইমেলটিতে শীর্ষস্থানীয় একটি সংক্ষিপ্ত বাক্য সহ আপনার আসল ইমেলটি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত মূল অনুরোধ এবং সময়সীমার আপনার পরিচিতির স্মরণ করিয়ে দেওয়া। এছাড়াও, প্রয়োজনীয় যে কোনও উপকরণ পুনরায় সংযুক্ত করতে ভুলবেন না।

দ্বিতীয় ইমেল এবং আপনি এখনও সাড়া পাচ্ছেন না? একটি ফোন কল করার সময়। (ফলো-আপ ইমেল প্রেরণের কমপক্ষে 24 ঘন্টা অপেক্ষা করুন, যদি না আপনার খুব শীঘ্রই কিছু প্রয়োজন হয় unless) আপনি ফোনটিতে ব্যক্তিটি পেয়ে যান বা ভয়েসমেইল ছেড়ে যান না কেন, সংক্ষেপে থাকুন। তাকে বা আসল ইমেলটি স্মরণ করিয়ে দিন, আপনি কে এবং আপনার কী প্রয়োজন।

আপনি যেভাবে অনুসরণ করছেন তা নির্বিশেষে, পরবর্তী পদক্ষেপটি আপনার হাতের মুঠোয় রেখে সর্বদা ছেড়ে দিন - "আমি আগামীকাল আবার ফলোআপ করব, " বা "যদি দিনের শেষে যদি আপনার কাছ থেকে জবাব না পাই তবে আমি হব দলের বাকী প্রতিক্রিয়াগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করে ক্লায়েন্টকে প্রেরণ।

এবং সেই ব্যক্তির সাথে যোগাযোগের সমস্ত প্রয়াসের উপর নজর রাখার বিষয়টি নিশ্চিত করুন them তাদের উল্লেখ করা আপনার তাত্ক্ষণিকতা নির্দেশ করতে সহায়তা করতে পারে এবং আপনাকে সহায়তা করতে ব্যাক-আপ আনতে বাধ্য করা হলে দরকারী প্রমাণ করতে পারে।

বড় বন্দুক টানুন

এই নোটটিতে, যদি আপনি কোনও কারও সাথে একাধিকবার যোগাযোগ করার চেষ্টা করেন তবে অন্য অনুরোধগুলি আপনার অনুরোধগুলিতে অনুলিপি করার চেষ্টা করুন। আপনার আসল ইমেলের জবাব দিন (আবার), একটি "নীচের ইমেলটিতে চেক ইন করতে চেয়েছিলেন কেবল যুক্ত করুন। আপনার কি কোনও সুযোগ আছে …? ”এবং আপনার বস, ক্লায়েন্ট, বা অন্য যে কেউ মনে করেন তাকে বা তার সাথে অনুপ্রাণিত করবে। এটি আমার পছন্দের জিনিস নয় এবং আপনি প্রাপককে কিছুটা জ্বালাতন করতে পারেন তবে এটি আপনাকে অবশ্যই একটি চিমটিতে প্রতিক্রিয়া জানাবে।

আপনার চূড়ান্ত বিকল্পটি এমন একটি অন্য পরিচিতি সন্ধান করা যা আপনার প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে বা আসল রিসিভারকে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে। এটি এমন একটি অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ হতে পারে যার সাথে আপনার ভাল সম্পর্ক রয়েছে বা আরও ক্ষমতা সম্পন্ন কেউ someone ক্যাভেট: এই পরিস্থিতিতে পৌঁছানোর সময়, আপনি কখনই মূল পরিচিতিকে দোষ দিতে চান না। পরিবর্তে, কেবল এটি ফ্রেম করুন, "আমাকে এই চলমান তাত্পর্যপূর্ণ হওয়া দরকার need আপনি আমাকে সহায়তা করতে পারেন?"

কে জানত কোন ইমেল বা ভয়েসমেইল এত জটিল হতে পারে? আপনি যে শিল্পে রয়েছেন তা নির্বিশেষে অন্যের সাথে চিঠিপত্রের প্রায়শই একটি প্রয়োজনীয়তা এবং দুর্ভাগ্যক্রমে, ধীর পোকাস সর্বদা উপস্থিত থাকবে। তবে এই টিপসের সাহায্যে আপনার সময় মতো ফ্যাশনে (বা কমপক্ষে কিছুটা হলেও) আপনার প্রয়োজনীয় প্রতিক্রিয়াগুলি পাওয়া উচিত। এখন সেখান থেকে বের হয়ে কিছু উত্তর পান!