আমরা প্রেরণ এবং গ্রহণের ইমেলের পরিমাণ বাড়ার সাথে সাথে এটি একটি নতুন সমস্যা আসে: আপনার বিশাল আর্কাইভের মধ্যে একটি নির্দিষ্ট বার্তা - বা নির্দিষ্ট অংশের তথ্য খুঁজে পাওয়া।
ভাগ্যক্রমে, কয়েকটি প্রিমিটেটেড কীস্ট্রোক এবং কয়েকটি উন্নত অনুসন্ধানের জ্ঞানের সাহায্যে আপনি আপনার ইমেল থেকে প্রয়োজনীয় তথ্য আগের চেয়ে আরও সহজে অর্জন করতে পারেন।
কৌশল 1: পরে খুঁজে পেতে এখনই লিখুন
ইমেল প্রেরণের আগে আমি যে # 1 টি কাজ করি তার মধ্যে এটি অনুসন্ধানযোগ্যতার জন্য পড়ে। আমি এই ইমেলটি পরে খুঁজে পেতে কী কী অনুসন্ধান করব এবং তারপরে নিশ্চিত হওয়া উচিত যে ইমেলগুলিতে এই শব্দগুলি রয়েছে।
বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই আমি কোনও জিনিস পরিবর্তন করি না তবে প্রতিবার একবারে আমি দেখতে পাই যে "আমরা এই সকালে যে অংশীদারিত্বের অংশটি নিয়ে আলোচনা করেছি" এর পরিবর্তে "আমরা এই সকালে যে অংশীদারিত্বের অংশীদারিত্বটি আলোচনা করেছি" বা "সাথে সাক্ষাত করা থেকে নোট জ্যাক "এর পরিবর্তে" অ্যামাজন থেকে জ্যাক স্মিথের সাথে সাক্ষাত্কারের নোটগুলি ”" ভবিষ্যতে এই থ্রেডটি অনুসন্ধান করার সময়, আমি জানি যে আমি "ম্যাশ্যাবল" বা "জ্যাক স্মিথ অ্যামাজন" অনুসন্ধান করব এবং এই দ্রুত সমাধানগুলি ছাড়া আমি না করতাম একটা জিনিস পেয়েছি
কৌশল 2: লেবেল এবং ফোল্ডার ব্যবহার করুন
আপনি যদি কোনও জিমেইল ব্যবহারকারী হন তবে আপনি লেবেল ব্যবহার করতে পারেন - বা আপনি কেবল ইমেলগুলির একটি বিশাল সমুদ্রের মধ্যে সমস্ত কিছু আর্কাইভ করতে বেছে নিতে পারেন। আমি দেখতে পেয়েছি যে লেবেলগুলি ব্যবহারের বিবেচনা করার সর্বোত্তম কারণটি হ'ল অনুসন্ধান।
উদাহরণস্বরূপ: আমার সহ-প্রতিষ্ঠাতা ক্যাথরিন এবং আমি তুলনামূলকভাবে প্রায়শই শিকাগো শহর সম্পর্কে ইমেল করি। কিছু ইমেল শহরে আমাদের বিক্রয় সম্প্রসারণের সাথে সম্পর্কিত, এবং অন্যগুলি সম্পূর্ণরূপে সম্পর্কিত নয় (যেমন সেখানে একটি সম্মেলন হচ্ছে, বা সেখানে ভিত্তিক প্রার্থী)। "বিক্রয়" লেবেলের মধ্যে "ক্যাথরিন শিকাগো" অনুসন্ধান করতে সক্ষম হওয়ায় সেই একই ক্যোয়ারির জন্য আমার সমস্ত ইমেল অনুসন্ধান করার চেয়ে আমি কী কী সন্ধান করছি তা সন্ধান করতে সহায়তা করবে।
আউটলুকের মতো অন্যান্য ইমেল ক্লায়েন্টগুলিতে ফোল্ডারগুলির ক্ষেত্রে একই জিনিস সত্য। ইমেলগুলির আরও সীমাবদ্ধ সেটগুলির মধ্যে অনুসন্ধান করতে সক্ষম হওয়ায় আপনি যা খুঁজছেন তা খুঁজে পাওয়া সহজ করে তোলে makes
কৌশল 3: আপনার ইমেল অনুসন্ধান আদেশগুলি জানুন
শেষ পর্যন্ত, আপনার অনুসন্ধানের বিকল্পগুলি জেনে নিন। ক্যাথরিনের পাঠানো ইমেল, ক্যাথরিনকে প্রেরিত ইমেল বা বিষয়বস্তুতে "ক্যাথরিন" সহ ইমেলের বিপরীতে ইমেল অনুসন্ধানের মধ্যে পার্থক্য যথেষ্ট তাৎপর্যপূর্ণ। জিমেইলের জন্য, এটি জানা শীর্ষস্থানীয় কমান্ড:
-
নির্দিষ্ট ব্যক্তির কাছে বা এর থেকে ইমেল অনুসন্ধান করতে: থেকে: এক্সওয়াইজেড এবং থেকে: এক্সওয়াইজেড
প্রো টিপ: এই দুটি কমান্ডের জন্য, আপনি ইমেল ঠিকানা, একটি প্রথম নাম, বা একটি শেষ নাম, উদাহরণস্বরূপ: [email protected] থেকে: জেন, থেকে: স্মিথের মধ্যে চয়ন করতে পারেন। কারও একাধিক ইমেল ঠিকানা থাকলে তার প্রথম বা শেষ নাম রাখলে সেগুলি থেকে সমস্ত ফলাফল আসে। -
সাবজেক্ট লাইনে নির্দিষ্ট শব্দ সহ ইমেল সন্ধান করতে: বিষয়: এক্সওয়াইজেড
প্রো টিপ: আপনি যদি কোনও বাক্যাংশ সন্ধান করতে চান তবে তা উদ্ধৃতিতে রেখে দেওয়া নিশ্চিত করুন make বিষয়: এনওয়াইসি ট্র্যাভেল সাবজেক্ট লাইনে "এনওয়াইসি" এবং শরীরের কোথাও "ভ্রমণ" সহ ইমেলগুলি সন্ধান করবে instead আপনার পরিবর্তে "এনওয়াইসি ভ্রমণ" দরকার subject -
একটি সংযুক্তি সহ একটি ইমেল অনুসন্ধান করতে: হ্যাশ: সংযুক্তি।
প্রো টিপ: আপনি ফাইলের নাম: ডক, ফাইলের নাম: পিটিপি এবং আরও কিছু ব্যবহার করে নির্দিষ্ট ফাইলের সন্ধান করতে পারেন। -
একটি নির্দিষ্ট লেবেল সহ একটি ইমেল অনুসন্ধান করতে: লেবেল: এক্সওয়াইজেড
প্রো টিপ: আপনি যদি জিমেইলে কোনও লেবেলে ক্লিক করেন তবে এটি ইতিমধ্যে অনুসন্ধান বারে যুক্ত করবে, যাতে আপনি এটি আপনার অনুসন্ধানের সূচনা পয়েন্ট হিসাবে ব্যবহার করতে পারেন। -
পড়া বা অপঠিত ইমেলগুলিতে অনুসন্ধান সংকীর্ণ করতে: হ'ল: অপঠিত বা হয়: পঠিত
আরও তথ্যের জন্য, ক্রিয়াকলাপে এই অনুসন্ধান কমান্ডগুলির ডিজিটাল অনুপ্রেরণার দুর্দান্ত উদাহরণগুলি দেখুন।
আপনার ইমেল অনুসন্ধানযোগ্য রাখতে আপনি কি অন্য কোনও কৌশল ব্যবহার করেন?
