চাকরি পেয়েছেন? একটি কম্পিউটার, একটি ইন্টারনেট সংযোগ এবং একটি ডেস্ক জড়িত?
তারপরে আপনি সম্ভবত এই বছর কোনও উপন্যাসের মূল্যবান ইমেল লিখতে চলেছেন - দিনে প্রায় 100 টি ইমেল নিয়ে কাজ করার সময়।
আমি মনে করি আমরা সবাই একমত হতে পারি: ইমেল ওভারলোড জ্বরের শিখরে পৌঁছেছে। (এবং ডিসকো বা কাউবেলের মতো ভাল জ্বর নয় A একটি খারাপ জ্বর typ টাইফয়েডের মতো))
বেশিরভাগ লোকের মতো, আমি কীভাবে ইমেলগুলি সংগঠিত করব, ইমেলগুলিকে অগ্রাধিকার দেব এবং ইমেলগুলিকে দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানাতে পারি তা ভেবে যথেষ্ট পরিমাণ সময় ব্যয় করেছি। তবে ইদানীং, আমি আরও মজাদার প্রশ্নটি বিবেচনা করছি: কীভাবে আমি লোকদের "প্রশিক্ষণ" দিতে পারি (অবশ্যই নম্রভাবে এবং ভালবাসার সাথে) অবশ্যই আমাকে কম সংখ্যক ইমেল প্রেরণ করতে পারি?
আমার প্রিয় তিনটি কৌশল এখানে।
এগুলি কি বিপ্লবী ধারণা? আসলে তা না. তারা কি বুদ্ধিমান, বুদ্ধিমান অনুস্মারক? আমি তাই মনে করি. এবং যদি আপনি সম্মত হন তবে আমি আশা করি আপনি আমাকে ইমেল করুন এবং এ সম্পর্কে আমাকে সব কিছু বলবেন। (শুধু মজা করছি। সম্পূর্ণ।)
1. এখনই প্রতিটি ইমেলের উত্তর দিবেন না (বা এখুনি)
এটি বিপরীতমুখী মনে হতে পারে, তবে আপনি যখন সত্যই এটি খনন করেন তখন প্রচুর "জরুরি ইমেলগুলি" আপনার সহায়তা ছাড়াই এগুলি সমাধান করার ঝোঁক থাকে।
দৃষ্টিতে কেস: দিনে প্রায় একবার, আমি একটি সুন্দর ক্লায়েন্ট, সহকর্মী বা গ্রাহকের কাছ থেকে এমন কিছু বলে যাব এমন একটি ফ্রন্টিক ইমেল পাব:
"অ্যালেক্স! সাহায্য করুন! আমি _________ করার চেষ্টা করছি কিন্তু আপনি আমাকে _________ সম্পর্কে যা করতে বলেছিলেন তা মনে করতে পারছি না। তুমি কি আমাকে আবার মনে করিয়ে দিতে পার? ”
প্রায় 90% সময়, আমি যদি এক ঘন্টা বা দুই ঘন্টা অপেক্ষা করি এবং কিছু না করি তবে সেই ব্যক্তি আবার লিখে লিখেছেন:
"অ্যালেক্স! হুররে! আমি এটি সন্ধান। আমার খারাপ। কিছু মনে করো না!"
তাত্ক্ষণিকভাবে প্রতিক্রিয়া না জানিয়ে বাছাই করে, আপনি লোকদের আরও স্বাবলম্বী হওয়ার প্রশিক্ষণ দিচ্ছেন - আপনি কীভাবে উত্তর দিতে পারবেন তা সম্পর্কে বুদ্ধিমান, বাস্তব প্রত্যাশা তৈরি করার সময়।
অবশ্যই, সাধারণ জ্ঞান এখানে ব্যবহার করুন। আপনি যদি কোনও গ্রাহক পরিষেবাদি পজিশনে কাজ করেন - এবং আপনার কাজের একটি মূল উপাদান হ'ল আপনার সহায়তা প্রয়োজন লোকদের কাছে তাত্ক্ষণিক প্রতিক্রিয়া দেখানো - তবে স্পষ্টতই, আপনার "যিনি আমার সহায়তার প্রয়োজন" তার সংজ্ঞা অন্য কারও চেয়ে আলাদা হবে।
তবে আপনার যে ধরণের কাজ আছে তা বিবেচনা না করেই আপনি এই পরবর্তী পদক্ষেপটি ব্যবহার করে দেখতে পারেন।
২. প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলীর সহায়ক সহায়কগুলির সাথে একটি স্ব-প্রতিক্রিয়াকারী তৈরি করুন
দিন-রাত বাইরে লোকেরা আপনাকে ইমেল করে এমন FAQS এর একটি তালিকা তৈরি করুন। তারপরে, আপনার উত্তরগুলি একটি স্বতঃ-প্রতিক্রিয়াকারী হিসাবে প্লপ করুন যা লোকেদের যা প্রয়োজন তা সুনির্দিষ্টভাবে দেয়।
এটি অত্যন্ত দক্ষ এবং আবারও এটি একটি সূক্ষ্ম বার্তা প্রেরণ করে যে আপনি নিজেরাই সাহায্য করতে ইচ্ছুক লোকদের প্রশংসা করেন।
এখানে একটি সাধারণ উদাহরণ:
এই যে!
লেখার জন্য অনেক ধন্যবাদ।
আপনি যদি এই শব্দগুলি পড়ছেন তবে এর অর্থ হ'ল আমি একটি বড়, উত্তেজনাপূর্ণ প্রকল্পে হাঁটুর-গভীর এবং আমি বেশ কয়েক ঘন্টা আমার ইমেলটি চেক করব না।
তবে ইমেলের যাদুতে ধন্যবাদ, আমি এখনই আপনাকে সাহায্য করতে পারি, এই মুহূর্তে!
আপনি যদি একটি সভা সেট আপ করতে ইমেল করছেন:
দয়া করে এখানে আমার অনলাইন শিডিউলিং সরঞ্জামটি ব্যবহার করুন। সময় লক করার এটি সর্বোত্তম উপায়।
আপনি যদি প্রকল্প এক্সওয়াইজেডের স্থিতি আপডেট পেতে ইমেল করছেন:
দয়া করে এখানে আপ টু ডেট টাইমলাইনটি দেখুন।
যদি আপনি একটি অত্যন্ত সময়-সংবেদনশীল প্রশ্ন পেয়ে থাকেন:
আমার সেলটি ### - ### - #### এ বেজে নিন। অথবা তৃতীয় তলায় আমার ডেস্কে ঘুরুন। আমি আসে পাশেই থাকব.
৩. আরও প্রশ্ন নয়, ঘোষণাপত্রে সাড়া দিন
আপনি যদি নিজের ইমেলগুলি এই জাতীয় ওপেন-এন্ড প্রশ্নের সাথে সমাপ্ত করেন:
"আপনি কি মনে করেন আমাদের কখন মধ্যাহ্নভোজ করা উচিত?"
"কীভাবে ওয়েবসাইট আপডেট করবেন তা আপনার মনে আছে, বা আপনার কোনও সহায়তা দরকার?"
"আপনি কীভাবে আমাদের এখানে থেকে এগিয়ে যাওয়া উচিত বলে মনে করেন?"
আপনার প্রশ্নগুলি আপনার আরও চালিয়ে যাওয়া চিন্তাভাবনা এবং মনোযোগের জন্য আরও বেশি প্রশ্ন সহ আরও ইমেল তৈরি করবে।
সুতরাং, একটি মুক্ত-সমাপ্ত প্রশ্নের পরিবর্তে আপনার ইমেলগুলি একটি পরিষ্কার ঘোষণার সাথে শেষ করার চেষ্টা করুন, যেমন:
“চল, রাত 12:30 টায় লাঞ্চ করি। ক্যাফে লুনায় দেখা হবে।
“আপনি ওয়েবসাইট আপডেট করার জন্য প্রস্তুত হলে, এখানে একটি ওয়ার্ডপ্রেস টিউটোরিয়াল এবং আমাদের সংস্থার ব্র্যান্ডিং নির্দেশিকাগুলির লিঙ্ক। আপনার আরও সাহায্যের প্রয়োজন হলে আমি এখানে আছি।
“আসুন এক সপ্তাহের মধ্যে পুনরায় সংযোগ করা যাক। পরের সোমবার সকাল ১০ টায় তোমাকে ফোন করব। ”
আপনি যা প্রস্তাব দিচ্ছেন তা যদি আপনার প্রাপকদের জন্য কাজ না করে তবে ভাল, তারা আপনাকে জানিয়ে দেবে! তবে বেশিরভাগ সময় তারা আপনার নির্ভুলতার জন্য কৃতজ্ঞ থাকবেন। আপনি তাদের জন্য মানসিক লেগওয়ার্ক সরিয়ে দিচ্ছেন - অপ্রয়োজনীয় ব্যাক-অ্যান্ড ফোরিংয়ের দীর্ঘ স্ট্রিংয়ের উল্লেখ না করা।
সব মিলিয়ে?
আপনি যদি লোককে কম (এবং আরও ভাল) ইমেল প্রেরণের জন্য প্রশিক্ষণ দিতে চান: আপনি বিশ্বের যে আচরণ দেখতে চান তার নমুনা করুন।
আপনি যদি কেবল গুগল করতে পারেন এমন বিষয়ে পরামর্শের জন্য বন্ধুদের এবং সহকর্মীদের ইমেল করার অভ্যাসটি যদি করেন তবে অন্যরা সম্ভবত আপনার সাথে একই আচরণ করবে।
আপনি যদি লম্বা, রাম্বলিং, জিগস-পাজল-এসকো ইমেলগুলি লিখেন তবে আপনি এমন প্রতিক্রিয়া পাবেন যা সমানভাবে রহস্যজনক।
তবে, যদি আপনি চিন্তাশীল এবং সংক্ষিপ্ত হন, তবে আপনি আপনার চেনাশোনাতে প্রত্যেকের জন্য বারটি বাড়াবেন - অন্যদের কীভাবে আপনি চিকিত্সা করতে চান তা সুনির্দিষ্টভাবে শেখানো।
সুতরাং, একটি পরিষ্কার এবং ধারাবাহিক শিক্ষক হতে। আপনার ইনবক্স (এবং মানসিকতা) আপনাকে ধন্যবাদ জানাবে।
