যখন অনানুষ্ঠানিক ইমেলগুলি লিখতে ঠিক হয় তখন কীভাবে তা জানবেন - যাদুঘর

তুমি জান এটা কিভাবে কাজ করে। আপনি আপনার বস, সহকর্মী, ক্লায়েন্ট, বা এইচআর পরিচালককে সঠিক শুভেচ্ছা জানিয়ে ইমেল শুরু করেন। আপনি আপনার টিএস অতিক্রম করেছেন এবং আপনার ইজ ডট করেছেন এবং আপনি "সেরা" বা "আন্তরিকভাবে" এর মতো একটি আনুষ্ঠানিক স্বাক্ষর দিয়ে বার্তাটি শেষ করেন।

ইমেল গ্রহীতা একই আনুষ্ঠানিকতার সাথে প্রতিক্রিয়া জানায়, আপনাকে একটি আদর্শ অভিবাদনে সম্বোধন করে এবং তারপরে অনুরূপ স্বাক্ষর দিয়ে নোটটি মোড়ানোর আগে বেশ কয়েকটি ব্যাকরণগত শব্দ অনুচ্ছেদে লিখে দেয়; হতে পারে এটি "শুভেচ্ছা" বা আরও নৈমিত্তিক, "চিয়ার্স"।

যেহেতু এই বার্তাটি আপনার কাছ থেকে সাড়া জাগিয়েছে, আপনি পেশাদার পথ হিসাবে যা ভাবেন তার সাথে আপনি খেলতে চালিয়ে যাচ্ছেন full পুরো শুভেচ্ছা বার্তা লিখে (আবার) বার্তাটির মূল অংশটি রচনা করে এবং তারপরে "অল দ্য বেস্ট, " দিয়ে শেষ করে। আপনি একাধিক পিছনে পিছিয়ে যাওয়ার পরেও এটি চালিয়ে যান যদিও শেষ পর্যন্ত এটি সম্পূর্ণ অর্থহীন এবং কিছুটা বিশ্রী মনে হয়।

আপনি যদি কোনও সুপার কড়া কর্পোরেট অফিসে কাজ না করেন, যেখানে বিস্ময়কর বিষয়গুলিও অস্বীকার করা হয় তবে আপনি আনুষ্ঠানিক বক্তৃতাটি ভাল করে ফেলতে পারবেন, বিশেষত যদি কর্মদিবসে আপনার বস বা সহকর্মীদের সাথে যোগাযোগ করা একটি ঘন ঘন ঘটনা।

"হ্যালো, " সুস্বাদু এবং অপ্রয়োজনীয় "ধন্যবাদ, " বিদায়, স্ক্র্যাপ করা প্রাকৃতিক মনে হওয়ার সাথে সাথে এটি করুন। এবং আপনাকে আসলে এটি করা ঠিকঠাক অনুভব করতে সহায়তা করতে (এবং শিষ্টাচারের দৈত্যের মতো নয়), আমি কয়েকটি নির্দেশিকা নিয়ে এসেছি।

1. স্যুট অনুসরণ করতে নির্দ্বিধায়

যদিও আপনি যদি অভ্যস্ত হন বা এটি আপনাকে অনেক সময় শেখানো হয়েছিল, তবে এটি কেবল প্রয়োজনীয় নয়, যদি সমস্ত এক্সচেঞ্জকে আনুষ্ঠানিকভাবে আনতে প্ররোচিত করা যায় it's আপনার কর্মক্ষেত্রের প্রতিশ্রুতিগুলিতে মনোযোগ দিন বা আপনি কেবল শেষ হয়ে যাবেন। যদি আপনার বস আপনাকে আগ্রহী কিনা তা দেখার জন্য নোট ছাড়া আর কোনও ইমেল ফরোয়ার্ড করেন এবং আপনি একটি আনুষ্ঠানিক বার্তা দিয়ে উত্তর দেন, আমি আপনাকে প্রতিশ্রুতি দিচ্ছি, আপনি কোনও ব্রাউন পয়েন্ট জিততে পারবেন না - আপনি কেবল ক্লোজ করছেন তার বা ইনবক্স আপ এবং আপনার দল কীভাবে নৈমিত্তিক চিঠিপত্র পরিচালনা করে তা উপেক্ষা করে অথবা, যদি আপনার সহকর্মী আপনার সাথে নৈমিত্তিকভাবে যোগাযোগ শুরু করে (নাম দিয়ে আপনাকে সম্বোধন না করে বা সরকারী সাইন অফ সহ), দয়া করে সাড়া দেওয়ার জন্য এটি আপনার চিহ্ন হিসাবে স্বীকার করুন।

২. এটি পরিবর্তন করুন (আপনি কার সাথে কথা বলছেন তার উপর নির্ভর করে)

আপনার শেষ মনিব যদি এটি পরিষ্কার করে দিয়েছিলেন যে কোনও অনানুষ্ঠানিক স্বর গ্রহণ করা অসহনীয় ছিল তবে তাতে কিছু যায় আসে না; আপনি আর তার জন্য কাজ করছেন না। যদিও, একটি সতর্কতার কথা, আপনি কেবলমাত্র এমন একটি পয়েন্টে পৌঁছেছেন যেখানে আপনি আপনার ম্যানেজারের সাথে "সেরা" ফেলেছেন তার অর্থ এই নয় যে আপনার শব্দভাণ্ডার থেকে শব্দটি পুরোপুরি বাতিল করা উচিত। আপনি যদি কখনও সাক্ষাৎ করেন নি এমন ব্যক্তির সাথে যদি আপনি নিয়মিত কথা বলছেন এবং আপনার সম্পর্কটি না হওয়ার চেয়ে আনুষ্ঠানিক হয়ে থাকে তবে উপযুক্ত বন্ধকরণকে অন্তর্ভুক্ত না করে সাইন আপ করতে এত তাড়াতাড়ি করবেন না, বিশেষত আপনি কীভাবে এগিয়ে যাবেন সে সম্পর্কে বেড়াতে থাকলে। সতর্কতার দিক থেকে ত্রুটি করা সর্বদা যথাযথ পরামর্শ হবে।

এটি জানুন: এটিকে স্যুইচ করা কেবল বিভিন্ন ব্যক্তির জন্য প্রযোজ্য নয়। এমনকি যদি কোনও ব্যক্তির সাথে চিঠিপত্র আনুষ্ঠানিকভাবে শুরু হয়, আপনি কোনও শুভেচ্ছা বা সাইন-অফ নিয়ে বিরক্ত না হয়ে দীর্ঘ ইমেল থ্রেড জুড়ে কোনও আইটেম নিয়ে আলোচনা করার সময় আপনাকে বিষয়টির মাংসে ঝাঁপ দেওয়ার অনুমতি দেওয়া হয় allowed

৩. সময় বিবেচনা করুন

আপনি যদি এক সপ্তাহের জন্য ছুটিতে যান এবং আপনার বসের প্রশ্নগুলির তালিকা নিয়ে অফিসে ফিরে যান, আপনি চলে যাওয়ার পরে আপনি কার সাথে কথা বলেননি বা দেখেছেন না, তবে সম্ভবত প্রথম ইমেলটি কোনও মনোরমতার সাথে ফিরে শুরু করা ভাল probably “গুড মর্নিং, ” “আশা করি আপনি ভাল হয়ে গেছেন, ” অথবা, যদি আপনার ম্যানেজার ছুটির দিনে এক হয়ে থাকেন, “ফিরে আসুন” - আপনি এবং আপনার সুপারভাইজার সাধারণত অভিবাদন বা ছোট কথাবার্তা বাদ দিলে। বাইরের ক্লায়েন্ট বা বিক্রেতাদের সাথে এক্সচেঞ্জের জন্য সময় নষ্ট করা মাইন্ডিংও গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি সপ্তাহে একবার বা মাসে কয়েকবার যোগাযোগে থাকেন তবে গোপনে পরিচয় এবং যথাযথ সমাপ্তির স্বাক্ষরের সাথে কিছু সময় পার হওয়ার পরে প্রাথমিক বার্তাটি শুরু করা ভাল appropriate

আপনার বিভাগের সিনিয়র সদস্যের সাথে একটি মাসিক টাচ-বেসের জন্য আপনাকে আরও রক্ষণশীল লেখার দিকে ঝুঁকতেও হতে পারে। যদি সেই প্রাথমিক বার্তাটি কয়েক দু'দিন ধরে উল্লেখযোগ্যভাবে পিছনে আসে, তবে আনুষ্ঠানিক বিষয়টিকে হ্রাস করা সম্ভবত ঠিক আছে, বিশেষত যদি অন্য পক্ষটি তা করে থাকে।

শেষ পর্যন্ত, আপনি আপনার বহির্গামী বার্তাগুলির স্বর এবং গঠন নির্ধারণ করতে পেরেছেন। আমি আপনাকে একটি কথা বলতে পারি যদিও, আমি ব্যক্তিগতভাবে কখনই সমস্যাযুক্ত দেখিনি যখন আমি নিয়মিত কথা বলি এমন কেউ স্ট্যান্ডার্ড খোলার এবং বন্ধ করার সিদ্ধান্ত নেয়; আসলে, আমি এটি কিছুটা স্বস্তি পেয়েছি যা আমরা অনলাইনে যা বলতে এসেছি তা বলেই চলতে পারি। কোনও ইমেল অ্যাক্সেসরাইজ করা প্রায়শই কেবলমাত্র একটি বিন্দুর জন্য উপযুক্ত - এবং আমার হানু হ'ল কখন আপনি আনুষ্ঠানিকতাটি শেষ করবেন তা জানবেন।